Kan iedereen met Teams mijn medewerkers zomaar een bericht sturen?

Standaard wel: externe toegang staat in Teams open voor alle organisaties die Teams gebruiken, en vaak ook voor persoonlijke Teams-accounts. Met een lijst met toegestane domeinen of door persoonlijke accounts te blokkeren beperkt u dat.

Wat is het verschil tussen externe toegang en gasttoegang in Teams?

Een gast nodigt u uit in uw eigen omgeving, zodat die persoon in uw teams en bestanden kan meewerken. Bij externe toegang blijft iedereen in de eigen omgeving en kunnen mensen alleen chatten, bellen en vergaderen.

Kunnen externe partijen nog deelnemen aan onze vergaderingen als we externe chat beperken?

Ja. Wie een uitnodigingslink krijgt, kan gewoon deelnemen aan een Teams-vergadering, eventueel via de wachtruimte. Het beperken van externe toegang gaat over chatten en rechtstreeks bellen.

Wat doet een medewerker die een verdacht Teams-bericht krijgt?

Niet reageren, geen programma installeren en niemand laten meekijken, maar de afzender blokkeren en het melden bij uw eigen helpdesk via de bekende weg. Floor ICT kan daarna het domein blokkeren en nagaan of andere collega’s hetzelfde bericht kregen.

Externe chat in Teams: wanneer het MKB berichten van onbekende organisaties beperkt

Een medewerker krijgt in Teams een bericht van ‘IT Support’: er is een probleem met de mailbox, mag er even worden meegekeken? Het bericht komt niet van uw eigen helpdesk, maar van een willekeurige organisatie met een Teams-account. Dat kan, omdat Teams standaard openstaat voor chats met andere organisaties.

Waarom externe chat in Teams een aanvalsroute is geworden

Mail kent inmiddels filters, waarschuwingsbanners en quarantaine. Een chatbericht in Teams voelt voor de meeste medewerkers vertrouwder: het komt binnen in dezelfde app waarin ze met collega’s overleggen. Aanvallers maken daar gebruik van. Microsoft en beveiligingsonderzoekers hebben aanvallen beschreven waarbij iemand zich via een Teams-chat vanuit een andere organisatie voordoet als helpdesk, vaak nadat de mailbox van het slachtoffer eerst met honderden spamberichten is overspoeld. De ‘oplossing’ is dan een programma voor beheer op afstand, en daarmee heeft de aanvaller toegang tot de laptop.

Teams laat bij zulke berichten wel een label Extern zien en vraagt bij een eerste bericht vaak of u het wilt accepteren of blokkeren. Onder tijdsdruk klikt een medewerker daar alsnog doorheen, zeker als de naam van de afzender er officieel uitziet.

Externe toegang of gasttoegang: het verschil

Teams kent twee manieren om met mensen buiten uw organisatie te werken. Bij gasttoegang nodigt u iemand uit in uw eigen omgeving; die persoon kan dan meedoen in uw teams en kanalen en bestanden openen. Daarover leest u meer in ons artikel over gastaccounts in Microsoft 365. Bij externe toegang blijft iedereen in de eigen omgeving, maar kunnen mensen elkaar wel zoeken, chatten, bellen en vergaderen. Dat laatste staat standaard aan voor alle organisaties die Teams gebruiken.

De instellingen waaruit u kiest

alle externe domeinen toestaan: de standaard; iedere organisatie met Teams kan uw medewerkers benaderen, behalve domeinen die u expliciet blokkeert;
alleen bepaalde domeinen toestaan: u zet de domeinen van vaste klanten, leveranciers en partners op een lijst; alle andere organisaties kunnen uw medewerkers niet meer via Teams bereiken;
bepaalde domeinen blokkeren: alles blijft open, behalve organisaties die u op een blokkeerlijst zet; dat helpt pas nadat een domein al misbruikt is;
persoonlijke Teams-accounts: los daarvan bepaalt u of medewerkers contact mogen hebben met persoonlijke, door geen enkele organisatie beheerde Teams-accounts, en of die accounts zelf een gesprek mogen beginnen.

Deze instellingen staan in het Teams-beheercentrum onder externe toegang. U kunt ze voor de hele organisatie instellen, of met aparte beleidsregels per groep, bijvoorbeeld ruimer voor de verkoopafdeling dan voor de financiële administratie.

Welke keuze past bij uw organisatie

Overlegt u in Teams vooral met een overzichtelijke groep klanten en leveranciers, dan is een lijst met toegestane domeinen de veiligste keuze. Een onbekende ‘helpdesk’ komt dan simpelweg niet binnen. Het nadeel is dat een nieuwe partner pas kan chatten nadat iemand het domein heeft toegevoegd, dus spreek af wie dat mag en hoe snel dat gebeurt.

Werkt u met veel wisselende externe contacten, bijvoorbeeld als adviesbureau of in de verkoop, dan houdt u externe toegang open maar zet u contact met persoonlijke Teams-accounts uit. Combineer dat met duidelijke afspraken en bewustwordingstraining, zodat medewerkers het label Extern serieus nemen. Vergaderingen met externe deelnemers blijven in beide gevallen gewoon mogelijk via een uitnodigingslink.

Zo pakt u het aan

inventariseer: kijk met welke externe organisaties uw medewerkers de afgelopen maanden echt via Teams hebben gechat;
kies de instelling: lijst met toegestane domeinen, of open met persoonlijke accounts geblokkeerd;
leg eigenaarschap vast: bepaal wie nieuwe domeinen mag toevoegen en hoe een medewerker daarom vraagt;
spreek een helpdeskregel af: uw eigen helpdesk of beheerpartij vraagt nooit via een externe chat om mee te kijken of een programma te installeren;
vul aan: zet ook de waarschuwingsbanner voor externe mail aan, zodat mail en chat hetzelfde signaal geven.

Een veelgemaakte fout

Externe toegang helemaal uitzetten lijkt de snelste oplossing, maar dan kunnen ook vaste partners niet meer chatten of bellen en wijken medewerkers uit naar WhatsApp of privémail. Daar heeft u nog minder zicht op. Een korte lijst met toegestane domeinen beschermt beter en houdt het werk werkbaar.

Wat Floor ICT inricht

Floor ICT brengt als beheerpartij in kaart met welke organisaties uw medewerkers via Teams samenwerken, stelt externe toegang en contact met persoonlijke accounts daarop in en richt waar nodig aparte beleidsregels per afdeling in. We leggen vast wie nieuwe domeinen toevoegt, zorgen dat uw medewerkers weten hoe onze helpdesk wel en niet contact opneemt, en controleren de instellingen periodiek. Welke partners op de lijst staan, bepaalt u.