Factuurfraude en nep-betaalverzoeken: hoe het MKB een betaalcontrole inricht

Hoe factuurfraude binnenkomt

Bij factuurfraude probeert iemand u te laten betalen aan een rekening die niet van de echte ontvanger is. Dat gebeurt in het MKB meestal op drie manieren:

• gewijzigd rekeningnummer: een bericht dat lijkt te komen van een bekende leverancier meldt een nieuw rekeningnummer, vaak met een nette brief of een aangepaste factuur;
• directeursfraude: iemand doet zich voor als de directeur of een andere leidinggevende en vraagt om een snelle, vertrouwelijke betaling, vaak op een moment dat die persoon zelf moeilijk bereikbaar is;
• overgenomen mailbox: een aanvaller heeft toegang tot een echte mailbox, van uzelf of van een leverancier, leest lopende gesprekken mee en mengt zich op het juiste moment in een bestaande mailwisseling over een factuur.

Die laatste vorm is het lastigst te herkennen, omdat het bericht echt van het juiste adres komt. Geen spamfilter houdt dat tegen. Daarom is de betaalafspraak binnen uw bedrijf de belangrijkste verdediging.

De betaalcontrole die u afspreekt

Een goede betaalcontrole is kort genoeg om altijd te volgen, ook als het druk is:

• controle via een tweede kanaal: een nieuw of gewijzigd rekeningnummer controleert u altijd telefonisch, op een nummer dat al in uw administratie stond of op de website van de leverancier, nooit op het nummer uit het bericht zelf;
• vier ogen bij afwijkingen: een betaling boven een vast bedrag, een eerste betaling aan een nieuwe rekening of een spoedverzoek keurt een tweede persoon goed;
• geen uitzondering voor de directeur: spreek vooraf af dat de directeur nooit via mail of chat om een geheime spoedbetaling vraagt, zodat medewerkers zo’n verzoek zonder ongemak kunnen weigeren;
• naamcontrole van de bank: let op de melding van uw bank wanneer de naam van de ontvanger niet bij het rekeningnummer past, en betaal dan niet door zonder te bellen;
• vastleggen: noteer bij een gewijzigd rekeningnummer wie het heeft gecontroleerd, wanneer en met wie er is gebeld.

Haast, geheimhouding en een nieuw rekeningnummer zijn samen het duidelijkste signaal. Leer het team dat juist die combinatie een reden is om te vertragen, bijvoorbeeld in de bewustwordingstraining.

Wat de techniek bijdraagt

Techniek voorkomt niet elke poging, maar maakt het een aanvaller wel een stuk moeilijker. Tweestapsverificatie op alle accounts zorgt dat een gestolen wachtwoord niet genoeg is om een mailbox over te nemen. Een blokkade op automatisch doorsturen naar externe adressen voorkomt dat een aanvaller ongemerkt al uw mail meeleest. Met SPF, DKIM en DMARC maakt u het lastiger om mail te versturen die van uw eigen domein lijkt te komen, en een waarschuwingsbanner voor externe mail laat zien wanneer een bericht van buiten komt terwijl het lijkt op een interne collega.

Houd daarnaast de riskante aanmeldingen in de gaten. Een overgenomen mailbox begint vaak met een aanmelding vanaf een onbekende locatie en een nieuwe regel die berichten verplaatst of verbergt.

Wat u doet als er al betaald is

Ontdekt u dat een betaling naar een verkeerde rekening is gegaan, dan telt elk uur:

• bel direct uw bank en vraag of de betaling kan worden tegengehouden of teruggehaald;
• doe aangifte bij de politie en meld het bij de Fraudehelpdesk;
• laat controleren of een mailbox is overgenomen, wijzig de wachtwoorden en trek de actieve aanmeldingen in;
• waarschuw de echte leverancier, want hun mailbox kan het lek zijn;
• beoordeel of er een datalek is: had de aanvaller toegang tot een mailbox met persoonsgegevens, dan beslist u binnen 72 uur of u dat meldt bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wat u deze maand regelt

Houd de eerste stap klein genoeg om echt uit te voeren:

• schrijf de betaalcontrole op één pagina en bespreek die met iedereen die betalingen klaarzet of goedkeurt;
• stel in uw bankomgeving in dat betalingen boven een vast bedrag door twee personen worden goedgekeurd, als uw bank dat ondersteunt;
• controleer of tweestapsverificatie op alle accounts aan staat, ook op die van de financiële administratie;
• controleer of automatisch doorsturen naar externe adressen is geblokkeerd;
• zet de telefoonnummers van uw belangrijkste leveranciers vast in uw administratie, zodat u niet op het nummer uit een mail hoeft te vertrouwen.

Wat u niet op dag één doet: elke betaling laten tegenlezen door de directeur. Dat houdt niemand vol. Richt de extra controle op de momenten met het meeste risico: een nieuw rekeningnummer, een eerste betaling en een spoedverzoek.

Hoe Floor ICT dit inricht — en wat u beslist

Floor ICT zet tweestapsverificatie aan op alle accounts, blokkeert automatisch doorsturen naar buiten, richt SPF, DKIM en DMARC in voor uw domein en houdt riskante aanmeldingen in de gaten. Bij een vermoeden van factuurfraude onderzoeken wij of een mailbox is overgenomen, sluiten we die af en zoeken we uit welke regels of doorstuurinstellingen een aanvaller heeft aangemaakt.

U beslist welke betaalcontrole u hanteert, vanaf welk bedrag een tweede persoon meekijkt en wie betalingen mag goedkeuren. Contact met de bank en de keuze voor een datalekmelding liggen bij u; wij leveren de technische feiten over wat er in de mailbox is gebeurd.