Waarom een één-op-één kopie geen goed idee is
Een gedeelde schijf groeit mee met het bedrijf. Er staan mappen van oud-medewerkers, vijf versies van dezelfde offerte en een map “Nieuw (2)” die niemand meer begrijpt. Vaak zijn de rechten in de loop der jaren per map aangepast, waardoor niemand precies weet wie wat kan zien. Als u dat allemaal ongewijzigd naar SharePoint kopieert, verhuist u het probleem alleen. Een migratie is juist hét moment om op te ruimen en een indeling te maken die over vijf jaar nog klopt.
Stap 1: breng in kaart wat er staat
Maak een overzicht van de hoofdmappen op de server, hoe groot ze zijn, wanneer er voor het laatst iets in is gewijzigd en wie er toegang heeft. Bespreek per map met de eigenaar of collega wat ermee moet gebeuren:
- Verhuizen: bestanden waar actief mee wordt gewerkt.
- Archiveren: stukken die u moet bewaren maar niet dagelijks nodig heeft, bijvoorbeeld voor de fiscale bewaarplicht.
- Weggooien: dubbele kopieën, installatiebestanden en mappen van mensen die al jaren weg zijn, na akkoord van de eigenaar.
Stap 2: kies een indeling die bij uw bedrijf past
SharePoint werkt het best met een eigen site per team of afdeling, zoals Administratie, Verkoop en Projecten. Elke site heeft zijn eigen leden, en die rechten gelden voor de hele site. Dat is veel overzichtelijker dan rechten op losse submappen, die in SharePoint lastig te beheren zijn. Gebruik in Teams? Dan hoort bij elk team al een SharePoint-site, en kunt u daar vaak op aansluiten. Persoonlijke werkbestanden horen niet in een teamsite maar in de OneDrive van de medewerker. Bedenk ook vooraf wie extern mag delen; lees daarvoor ons stuk over externe deling in SharePoint en OneDrive.
Stap 3: controleer vooraf wat kan haperen
Een paar dingen gaan bij bijna elke migratie mis als u ze niet op tijd ziet:
- Te lange paden en vreemde tekens: diep geneste mappen met lange namen lopen tegen de maximale padlengte aan, en tekens als
:,*,?en|zijn niet toegestaan in bestandsnamen. De migratietools melden dat vooraf, zodat u kunt hernoemen. - Programma’s die een schijfletter verwachten: een boekhoudpakket, een Access-database of een oude branchesoftware draait vaak niet goed vanuit SharePoint. Die horen op een andere plek, bijvoorbeeld in de cloudversie van dat pakket of op een kleine server.
- Koppelingen tussen bestanden: Excel-bestanden die naar andere bestanden op de S-schijf verwijzen, of sjablonen en macro’s met een vast pad, moeten na de verhuizing worden bijgewerkt.
- Heel grote mappen synchroniseren: de OneDrive-app kan veel aan, maar honderdduizenden bestanden op elke laptop synchroniseren maakt het traag. Laat medewerkers alleen de bibliotheken synchroniseren die ze echt nodig hebben, of werk in de browser en in Teams.
Stap 4: proefmigratie, overzetten en nazorg
Microsoft biedt gratis tools om bestanden van een server naar SharePoint over te zetten, zoals Migration Manager in het SharePoint-beheercentrum en de SharePoint Migration Tool. Begin met één afdeling als proef en laat die collega’s een week werken in de nieuwe indeling. Zet daarna de rest over: eerst een volledige kopie, en vlak voor de overstap nog een laatste ronde met de wijzigingen. Plan de overstap op een rustig moment, zet de oude schijf daarna op alleen-lezen en haal hem pas na een paar weken definitief weg. Zo kan niemand per ongeluk nog op de oude plek doorwerken.
Vergeet back-up en uitleg niet
Met de server verdwijnt vaak ook de oude back-up. Bestanden in SharePoint staan veilig in een datacentrum, maar dat is nog geen back-up tegen per ongeluk wissen of ransomware; lees waarom cloud geen backup is. Regel dus een back-up van Microsoft 365 voordat de server uitgaat. En leg collega’s in tien minuten uit waar hun bestanden nu staan, hoe ze een bibliotheek synchroniseren en hoe ze een link delen in plaats van een bijlage te mailen. Dat scheelt veel vragen in de eerste week.
Hoe Floor ICT dit aanpakt
Floor ICT inventariseert de server en de huidige rechten, stelt samen met u een eenvoudige indeling in sites en bibliotheken op en controleert vooraf op paden, tekens en programma’s die niet mee kunnen. Daarna doen we een proefmigratie, zetten we de rest over op een afgesproken moment en blijven we de eerste week bereikbaar voor vragen. Ook de back-up van Microsoft 365 en het uitzetten van de oude server nemen we mee, zodat er geen losse eindjes achterblijven.