Waarom doorsturen niet genoeg is
Veel bedrijven hebben de afspraak: twijfel je over een mail, stuur hem dan door naar de IT-partner. Dat werkt half. Bij doorsturen gaan vaak de technische gegevens van het originele bericht verloren, zoals de echte afzender en de route die het bericht heeft afgelegd. Bovendien staat de verdachte mail daarna nog gewoon in de inbox van de medewerker, en in de inbox van collega's die hem ook kregen.
Met de meldknop gaat het bericht zelf naar de plek die u heeft ingesteld, met alle gegevens die een beheerder nodig heeft. Een bericht dat als phishing is gemeld, wordt meteen uit de mailbox van de melder verwijderd. Zo klikt die medewerker er later niet alsnog op.
Wat de meldknop doet
De ingebouwde knop Rapporteren zit in Outlook voor Microsoft 365 (recente versies), de nieuwe Outlook voor Windows, Outlook op het web, Outlook voor Mac en de Outlook-apps voor iOS en Android. De medewerker selecteert een bericht, kiest Rapporteren en dan een van de opties:
- Phishing rapporteren. Voor mail die probeert inloggegevens, geld of gegevens los te krijgen. Het bericht wordt verwijderd.
- Ongewenste e-mail rapporteren. Voor spam en reclame. Het bericht gaat naar de map Ongewenste e-mail en de afzender komt op de lijst met geblokkeerde afzenders van die medewerker.
- Geen ongewenste e-mail. Voor goede mail die onterecht in Ongewenste e-mail is beland. Het bericht gaat terug naar het Postvak IN.
De knop verschijnt alleen als het melden door gebruikers aanstaat en de ingebouwde knop is gekozen in de instellingen. Gebruikt u al een meldknop van een andere leverancier, bijvoorbeeld van een trainingsplatform, controleer dan welke van de twee actief is, zodat medewerkers niet twee verschillende knoppen zien.
Waar gaan de meldingen naartoe?
In de Microsoft Defender-portal kiest een beheerder waar gemelde berichten terechtkomen:
- Naar een meldmailbox. Een mailbox van uw eigen organisatie waar alle meldingen binnenkomen. Handig als uw IT-partner ze bekijkt en u zelf wilt zien wat er gemeld wordt.
- Naar Microsoft. Microsoft analyseert het bericht. Dat helpt de filters te verbeteren, ook voor uw eigen organisatie.
- Naar allebei. Voor de meeste MKB-bedrijven de logische keuze: u houdt zelf zicht én Microsoft krijgt de melding.
Alle meldingen staan daarnaast op de pagina Inzendingen in de Defender-portal, op het tabblad voor door gebruikers gerapporteerde berichten. Daar kan een beheerder een melding beoordelen en markeren, bijvoorbeeld als phishing of als veilig, en de medewerker daar een bericht over sturen. Ook kunt u instellen dat medewerkers voor het melden een bevestiging zien en daarna een korte bedanktekst. Die teksten kunt u zelf aanpassen.
Na de melding: spreek af wie wat doet
Een meldknop heeft alleen zin als er iemand naar de meldingen kijkt. Leg daarom vast:
- Wie de meldingen beoordeelt en hoe snel, zeker bij phishing die naar meerdere medewerkers is gegaan.
- Wat er gebeurt bij een echte phishingmail. Bijvoorbeeld hetzelfde bericht ook uit andere mailboxen verwijderen, de afzender of het domein blokkeren en nagaan of iemand al heeft geklikt.
- Wat een medewerker doet die al heeft geklikt of iets heeft ingevuld. Dan is melden niet genoeg: wachtwoord wijzigen en sessies intrekken, zoals in ons stappenplan bij een gehackt Microsoft 365-account.
- Dat melden nooit fout is. Een medewerker die een keer een goede mail meldt, moet daar geen gedoe over krijgen. Liever tien meldingen te veel dan één te weinig.
Leg de knop ook uit aan uw medewerkers, bijvoorbeeld tijdens een korte security awareness-training. Laat zien waar de knop zit in de apps die ze gebruiken, ook op de telefoon.
Hoe Floor ICT dit aanpakt
Floor ICT zet het melden door gebruikers aan, kiest samen met u waar de meldingen naartoe gaan en richt zo nodig een meldmailbox in. We controleren of de knop in alle gebruikte versies van Outlook zichtbaar is. Daarnaast bekijken we de meldingen en volgen we echte phishing op, samen met de bescherming die al aanstaat, zoals anti-phishing en quarantaine. Zo wordt elke verdachte mail op dezelfde manier gemeld en komt er ook echt iets mee.