Is een externe harde schijf genoeg als back-up?

Als enige back-up niet. Een schijf die altijd aan de pc hangt, kan door ransomware worden versleuteld, en een losse schijf kan kapotgaan of kwijtraken. Als extra offline kopie naast een automatische back-up kan een schijf wel nuttig zijn, mits u hem na elke back-up loskoppelt en ergens anders bewaart.

Wat betekent een onveranderbare back-up?

Een onveranderbare back-up (immutable) is voor een vaste periode beschermd tegen wissen en aanpassen. Ook iemand met beheerdersrechten kan hem in die periode niet verwijderen. Zo blijft er een schone kopie over, zelfs als een aanvaller uw beheeraccount heeft overgenomen.

Maakt Microsoft automatisch een back-up van mijn Microsoft 365?

Microsoft zorgt dat de dienst beschikbaar blijft en heeft prullenbakken en versiegeschiedenis, maar dat is geen volledige back-up die u zelf beheert. Voor langere bewaring en herstel na een aanval of een fout is een aparte back-up van uw Microsoft 365-omgeving verstandig.

Hoe vaak moet ik een restore testen?

Voor een klein MKB-bedrijf is minstens één keer per jaar een echte restore-test al een grote stap. Heeft u veel kritieke gegevens, test dan vaker in kleinere stukjes, bijvoorbeeld elk kwartaal een map of een mailbox.

Back-ups en ransomware: waarom het MKB een offline of onveranderbare kopie nodig heeft

Bij veel ransomware-aanvallen gebeurt het belangrijkste werk vóór de versleuteling. De aanvaller kijkt rond, zoekt de back-ups en verwijdert of versleutelt die eerst. Pas daarna gaan de bestanden op slot. Wie op dat moment alleen een back-up heeft die met hetzelfde account bereikbaar is, staat met lege handen. Een back-up helpt pas echt tegen ransomware als er minstens één kopie is waar de aanvaller niet bij kan.

Waarom ransomware eerst uw back-ups zoekt

Criminelen die ransomware gebruiken, weten dat een goede back-up hun verdienmodel kapotmaakt. Kunt u alles terugzetten, dan betaalt u niet. Daarom is het verwijderen van back-ups een vaste stap geworden. Een aanvaller die binnen is via een gehackt account of een onveilige laptop, zoekt naar een NAS op het netwerk, een gekoppelde back-upschijf of het beheerpaneel van uw back-upsoftware. Lukt het om daar in te loggen, dan zijn de back-ups vaak in een paar minuten weg.

Dat gaat het makkelijkst als de back-up met hetzelfde account bereikbaar is als de rest. Denk aan een NAS die als netwerkschijf op elke pc staat, een USB-schijf die altijd aan de server hangt, of een back-uppaneel waar u inlogt met uw gewone Microsoft 365-account zonder extra controle.

De 3-2-1-regel in gewone taal

De 3-2-1-regel is een oude, eenvoudige vuistregel die nog steeds klopt:

Drie kopieën: de originele gegevens plus twee back-ups.
Twee soorten opslag: bijvoorbeeld een lokale schijf of NAS en daarnaast opslag in de cloud. Gaat één soort kapot, dan heeft u de andere nog.
Eén kopie buiten de deur: bij brand, inbraak of waterschade op kantoor wilt u niet dat alle kopieën in hetzelfde pand staan.

Tegenwoordig wordt de regel vaak uitgebreid tot 3-2-1-1-0. De extra 1 staat voor één kopie die offline of onveranderbaar is. De 0 staat voor nul fouten bij het terugzetten: u heeft getest dat herstellen werkt.

Offline of onveranderbaar: wat is het verschil?

Een offline kopie is fysiek losgekoppeld, zoals een externe schijf die u na de back-up loskoppelt en meeneemt. Simpel en goedkoop, maar het werkt alleen als iemand het consequent doet. Een schijf die “even” aan blijven hangen, is geen offline kopie meer.

Een onveranderbare kopie (in het Engels: immutable) staat wel online, maar is voor een vaste periode beveiligd tegen wissen en overschrijven. Ook een beheerder kan hem in die periode niet verwijderen. Veel cloudback-updiensten bieden dit aan. Voor de meeste MKB-bedrijven is dat praktischer dan schijven wisselen, omdat het automatisch gebeurt.

Ook cloudsynchronisatie zoals OneDrive is geen vervanging. Versleutelde bestanden synchroniseren gewoon mee. De prullenbak en versiegeschiedenis helpen soms, maar ze zijn niet ontworpen als back-up tegen een gerichte aanval.

Scheid de toegang tot uw back-up

Een back-up is zo sterk als het account waarmee u hem kunt beheren. Let op deze punten:

Gebruik voor de back-upsoftware of het back-uppaneel een apart account, niet het dagelijkse account van een medewerker en niet hetzelfde wachtwoord als elders.
Zet op dat account altijd tweestapsverificatie (MFA) aan.
Koppel een NAS niet als vaste netwerkschijf aan alle pc's. Laat alleen de back-upsoftware erbij kunnen.
Beperk wie beheerder is. Hoe minder beheerdersaccounts en lokale beheerdersrechten, hoe kleiner de kans dat een aanvaller ver komt.
Laat een melding sturen als back-ups mislukken of als iemand back-ups verwijdert of de bewaartermijn verkort.

Hoe ver terug moet u kunnen?

Aanvallers zitten soms dagen of weken in een netwerk voordat ze toeslaan. Bewaart u maar een paar dagen aan back-ups, dan kan het zijn dat elke kopie al besmet is of al ontbrekende bestanden heeft. Spreek daarom een bewaartermijn af die past bij uw bedrijf, bijvoorbeeld dagelijkse back-ups voor een paar weken en daarnaast wekelijkse of maandelijkse punten die langer blijven staan. Vergeet ook de mail en documenten in Microsoft 365 niet. Een bewaarbeleid in Microsoft 365 helpt tegen per ongeluk wissen, maar is iets anders dan een aparte back-up van uw omgeving.

Testen: de 0 in 3-2-1-1-0

Een back-up waarvan niemand weet of hij terug te zetten is, is een hoop. Test daarom regelmatig een echte restore: een map, een mailbox of een hele werkplek, naar een testlocatie. Schrijf op hoe lang het duurde en tot welk moment u terug kon. Hoe u dat opzet, leest u in back-ups testen met een restore-oefening. Leg in uw IT-noodplan vast wie een restore mag starten en waar de inloggegevens voor de back-up liggen als uw gewone accounts niet meer werken. Verzekeraars vragen hier ook steeds vaker naar in de vragenlijst voor een cyberverzekering.

Een korte controle voor uw eigen back-up

Stel uzelf deze vijf vragen: heeft u minstens drie kopieën, staat er één buiten het kantoor, is er één die niemand kan wissen, heeft de back-up eigen inloggegevens met MFA, en heeft u het afgelopen jaar echt iets teruggezet? Is het antwoord ergens nee of “weet ik niet”, dan is dat het eerste punt om aan te pakken.

Wat Floor ICT doet

In het Elite-pakket beheert Floor ICT de back-up van werkplekken met Acronis Cyber Protect, dat ook de antivirus verzorgt. We controleren of de back-ups lukken, houden het beheer gescheiden van de dagelijkse accounts en plannen samen met u een restore-oefening. Het Advanced-pakket bevat antivirus en ransomwarebescherming maar geen back-up; Essential richt zich op monitoring en hulp op afstand. Een back-up van de Microsoft 365-omgeving zelf, zoals mail, OneDrive en SharePoint, spreken we apart af. Geef in de intake aan welke gegevens voor u kritiek zijn, dan stemmen we de back-up daarop af.

Bekijk MSP-pakketten Intake aanvragen Microsoft 365