Bewaarbeleid, litigation hold en archiefmailbox
Drie begrippen worden vaak door elkaar gehaald. Bewaarbeleid (retention) stuurt de levenscyclus: bewaren voor een periode, daarna automatisch wissen of juist nog een label laten staan. Litigation hold (of eDiscovery-hold) bevriest inhoud omdat er een juridische of onderzoeksvraag is — wissen mag dan niet, ook niet als iemand de map leegmaakt. Een archiefmailbox (archive mailbox) is vooral ruimte: oudere mail verhuist uit de primaire mailbox zodat die niet vollopen, zonder dat dat hetzelfde is als “bewaar ze zeven jaar”.
Als u die drie niet scheidt, krijgt u ofwel te veel data zonder doel, ofwel per ongeluk wissen terwijl u dacht dat “archief” voldoende beschermde. Zeg dus hardop: bewaren we voor bedrijfsvoering, voor een hold, of alleen voor opslagcomfort?
Wat u voor mail en bestanden wél en niet bewaart
Er is geen universele MKB-termijn die voor iedereen klopt. Wel een bruikbaar kader:
- Operationele mail en Teams-chats: vaak maanden tot een paar jaar — lang genoeg voor nazorg en discussies, kort genoeg dat u niet eindeloos meesleurt.
- Contracten, facturen, personeelsdossiers in SharePoint of OneDrive: langer, gekoppeld aan wat uw administratie of adviseur al voorschrijft — niet “omdat Microsoft het kan”.
- Persoonlijke rommel en dubbele downloads: juist niet eeuwig; opschonen hoort bij het beleid, anders wordt zoeken onbruikbaar.
Retention is geen vervanging van een echte backup met restore-oefening. Cloud bewaren ≠ herstelbaar na ransomware of foutieve massaverwijdering — zie ook waarom cloud geen backup is. En auditgebeurtenissen (wie deelde wat) horen bij het auditlogboek, niet bij retention van de inhoud zelf.
Wie de bewaartermijnen besluit
Dat is geen IT-alleen-besluit. Directie of proceseigenaar bepaalt wat u moet kunnen terugvinden (klacht, claim, audit, fiscale bewaarplicht). IT of Floor ICT vertaalt dat naar scopes: welke locaties (Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams), welke uitzonderingen (bijvoorbeeld directie-mailboxen), en of wissen na afloop automatisch mag. Zonder die eigenaar blijft retention een knop zonder verhaal — of juist een eeuwig-bewaren-default die niemand meer durft te wijzigen.
Leg schriftelijk vast op één pagina: termijnen per type inhoud; of automatisch wissen aan staat; wie een hold mag starten; en hoe vaak u het beleid herziet (bijvoorbeeld jaarlijks).
Wat Floor ICT configureert — en wat u beslist
In de Microsoft 365-tenant zetten wij doorgaans: retention policies of labels volgens uw schriftelijke keuze; scopes op de juiste workloads; uitzonderingen die u heeft goedgekeurd; en uitleg wat gebruikers nog mogen wissen. We helpen litigation hold alleen als u dat bewust vraagt (juridisch of onderzoek) — niet als stille “alles forever”-workaround. Archiefmailboxen richten we in als opslagprobleem, niet als bewaarbewijs.
U beslist nog steeds: de termijnen, welke contenttypes langer moeten, en of wissen na afloop acceptabel is. Essential, Advanced of Elite zeggen niets over bewaarbeleid; dat is tenant-configuratie naast het MSP-pakket.
Meer diepte
Checklist voor directeuren in het MKB
1) Lijst de contenttypes die u echt nodig heeft (mail, contracten, chats). 2) Zet per type een termijn en een reden. 3) Scheid retention van hold en van archiefmailbox. 4) Wijs een eigenaar. 5) Laat Floor ICT het beleid technisch zetten. 6) Herzie jaarlijks of na een incident.
Retention label versus policy
Een policy geldt breed (bijvoorbeeld alle mailboxen); een label hangt u aan specifieke sites of typen inhoud. Voor het MKB volstaat vaak één duidelijke policy plus een paar uitzonderingen — liever dat dan twintig labels die niemand bijhoudt.
Relatie met gedeelde mailboxen
Info@ en sales@ vallen onder dezelfde bewaarregels als named users, tenzij u bewust anders scoopt. Zie gedeelde mailboxen: rechten en bewaren zijn aparte afspraken.