Gedeelde mailbox versus gedeeld wachtwoord
In Microsoft 365 is een shared mailbox (gedeelde mailbox) bedoeld voor adressen als info@, sales@ of support@: de mailbox heeft geen eigen wachtwoord waarmee iemand zich aanmeldt. Medewerkers openen die mailbox vanuit hun eigen Outlook of Outlook op het web, nadat u Full Access (en desgewenst Send As of Send on Behalf) heeft toegekend. Een named-user-account met een gedeeld wachtwoord is géén gedeelde mailbox: iedereen logt in als dezelfde identiteit. Dat voelt hetzelfde in de inbox — tot u logging, MFA of uitdienst nodig heeft.
Het verschil is praktisch: bij een echte gedeelde mailbox blijft de audit op de named user; bij een gedeeld wachtwoord deelt u één sleutel en één MFA-profiel (vaak: helemaal geen MFA).
Waarom “info@ op één login” riskant is
Drie situaties komen in het MKB steeds terug. Audit: u wilt weten wie een klacht beantwoordde of een offerte verstuurde; met één gedeeld account ziet u alleen “info@”. MFA: meervoudige authenticatie hoort bij een persoon; een gedeeld wachtwoord nodigt uit om MFA uit te zetten of de authenticator-app op één telefoon te zetten. Leaver: als iemand vertrekt en het wachtwoord kent, blijft toegang open tot u het reset — en dan moeten alle overblijvers het nieuwe wachtwoord krijgen. Dat is geen theoretisch scenario; het is de standaardbreuklijn van gedeelde credentials.
Zie ook onze stukken over beheerdersaccounts (aparte privilege, geen dagelijks delen) en MFA aanzetten in Microsoft 365: MFA werkt alleen als elke inlog een named user is.
Wat u schriftelijk vastlegt
Houd het kort genoeg om dit kwartaal echt te besluiten:
- welke gedeelde mailboxen er zijn (info@, sales@, …) — en of er nog “nep-gedeelde” named users met gedeeld wachtwoord bestaan die u wilt omzetten;
- wie de eigenaar of processeigenaar is van elke mailbox (niet “iedereen op kantoor”);
- wie Full Access heeft en wie Send As / Send on Behalf mag — en waarom;
- dat MFA verplicht is op de named users die bij die mailbox horen;
- review bij in- en uitdienst: rechten toevoegen of intrekken, gekoppeld aan uw in- en uitdienstchecklist;
- of gasten of partners ooit bij die mailbox mogen (meestal niet) — zie ook gastaccounts.
Schrijf die punten op één pagina. Dat is uw mailboxbeleid; de tenant volgt die tekst.
Wat Floor ICT configureert — en wat u beslist
In de Microsoft 365-tenant zetten wij doorgaans: gedeelde mailboxen aanmaken of omzetten vanaf een named user met gedeeld wachtwoord; Full Access en Send As op named users; MFA-verwachting op die accounts; periodieke rechteninventarisatie; en meenemen van shared-mailbox-rechten in joiner-/leaver-processen. We helpen “info@ als gewoon gebruikersaccount” opruimen waar dat nog zo staat.
U beslist nog steeds: welke adressen gedeeld mogen zijn, wie namens het bedrijf mag mailen, en hoe streng de review is. Technische knoppen zonder eigenaarschap lossen “iedereen kent het oude wachtwoord” niet op; beleid zonder configuratie ook niet.
Meer diepte
Checklist voor directeuren in het MKB
1) Lijst alle info@/sales@-achtige adressen. 2) Check per adres: shared mailbox of named user met gedeeld wachtwoord? 3) Zet gedeelde wachtwoorden om naar shared mailbox + named users. 4) Wijs een eigenaar per mailbox. 5) Beperk Full Access / Send As. 6) Koppel rechten aan in- en uitdienst.
Send As versus Send on Behalf
Send As toont alleen het gedeelde adres als afzender; Send on Behalf toont “namens …”. Kies bewust wat klanten mogen zien — en leg vast wie welke optie heeft.
Licenties en limieten
Een standaard shared mailbox heeft geen aparte Exchange-licentie voor de mailbox zelf zolang u binnen Microsoft-limieten blijft; de named users die hem openen wel. Floor ICT helpt u niet “gratis mailboxen stapelen” buiten wat Microsoft toestaat — wel het juiste type mailbox kiezen.