Waarom in- en uitdienst falen zonder checklist
In het MKB gaat een starter vaak “even” aan de slag met een gedeelde laptop of een tijdelijk wachtwoord op WhatsApp. Bij vertrek blijft de mailbox open, staat MFA nog op de telefoon van de ex-medewerker, of heeft die nog toegang tot een gedeelde Drive. Dat is geen kwaadwilligheid — het is ontbrekende eigenaarschap.
Een korte, herhaalbare checklist voorkomt dat. U hoeft geen enterprise-proces; u hebt wél iemand die op dag één en op de laatste dag dezelfde stappen afvinkt.
Checklist bij indiensttreding (joiner)
Op of vóór de eerste werkdag:
- Account aanmaken in Google Workspace of Microsoft 365 met een sterk startwachtwoord en MFA vanaf de eerste login;
- juiste groepen en gedeelde schijven/SharePoint-bibliotheken — niet “alles open”, wel wat de rol nodig heeft;
- licentie toewijzen (mail, Office, eventueel extra apps) en documenteren welke seat het is;
- apparaat klaarzetten: patching, endpoint in beheer, werkplekbeveiliging volgens uw MSP-pakket;
- mailbox klaar, eventueel welkomstmail van HR of leidinggevende;
- ticketportaal bekend maken, zodat de starter niet naar een privé-inbox mailt.
Checklist bij uitdienst (leaver)
Op of vóór de laatste werkdag — idealiter gepland, niet pas na “we missen data”:
- Account blokkeren of opschorten; wachtwoorden resetten; MFA-methoden intrekken;
- mailbox: doorsturen of gedelegeerde toegang naar opvolger, daarna archiveren volgens uw bewaartermijn;
- gedeelde Drive/SharePoint: eigendom overdragen, persoonlijke mappen controleren;
- licenties vrijgeven;
- apparaat uit beheer halen, wissen of herinstalleren;
- fysieke toegang: badge, sleutel, alarmcode indien van toepassing;
- open tickets overdragen; geen wees-tickets op een vertrokken named user.
Meer diepte
Doorsturen versus gedeelde mailbox
Doorsturen is handig voor een korte overdracht. Voor een vaste functie (info@, facturen@) is een gedeelde mailbox of groep vaak schoner: de persoonlijke account kan dan dicht zonder dat klanten in een zwart gat mailen.
Contractor of uitzendkracht
Zelfde checklist, kortere horizon. Zet een einddatum in de agenda of in het ticket; tijdelijke accounts die “nog even” open blijven zijn een klassieke lekbron.
Wat u zelf houdt
HR bepaalt de datum en de rol. IT of de MSP voert de technische stappen uit. Juridische bewaartermijnen of AVG-verzoeken horen bij u of uw adviseur — niet bij een MSP-pakket alleen.