Waarom de domeinnaam zo belangrijk is
Bijna alles wat uw bedrijf online doet, hangt aan de domeinnaam. Via de DNS-instellingen van dat domein weet de rest van de wereld:
- waar uw mail naartoe moet, bijvoorbeeld naar Microsoft 365;
- waar uw website staat;
- of mail die uit uw naam wordt verstuurd echt van u komt, via SPF, DKIM en DMARC;
- dat u eigenaar bent van het domein, bijvoorbeeld bij het koppelen aan Microsoft 365 of andere diensten.
Wie bij de DNS-instellingen kan, kan dus uw mail omleiden of uw website vervangen. En verloopt het domein, dan valt alles tegelijk stil.
Wat er in de praktijk misgaat
In het MKB zien we steeds dezelfde situaties:
- het domein staat op naam van iemand anders: de webbouwer, een oud-collega of de oprichter privé heeft het ooit vastgelegd. Formeel is het domein dan niet van het bedrijf;
- het account hangt aan één persoon: de inlog en de verlengmails gaan naar het persoonlijke adres van één medewerker. Gaat die weg, dan is de toegang weg;
- verlengen gaat mis: een verlopen betaalkaart of een gemiste factuur, en het domein vervalt. Soms kan iemand anders het daarna registreren;
- geen tweestapsverificatie: het account bij de registrar is beveiligd met alleen een wachtwoord, terwijl het net zo belangrijk is als uw Microsoft 365-beheerdersaccount;
- niemand weet wat er in de DNS staat: oude records voor diensten die al jaren niet meer worden gebruikt, of een wijziging die niemand meer kan verklaren.
Wie de sleutels hoort te hebben
Regel het eigendom en de toegang zo:
- eigenaar: de domeinnaam staat op naam van uw bedrijf, met de juiste bedrijfsnaam en het KvK-adres. Controleer dat in het account van de registrar;
- contactadres: gebruik een algemeen adres dat blijft bestaan, zoals een gedeelde mailbox voor beheer, en niet het adres van één persoon. Let op: zet dat adres bij voorkeur niet op hetzelfde domein, of zorg voor een tweede adres, want als het domein stilvalt, komt die mail ook niet meer aan;
- twee mensen met toegang: minstens twee vertrouwde personen kunnen inloggen, elk met een eigen account als de registrar dat toelaat. Leg de gegevens vast in een wachtwoordmanager, net als bij uw noodaccounts;
- leveranciers krijgen toegang, geen eigendom: een webbouwer of IT-partner kan met een eigen account of beperkte rechten werken, maar het domein blijft van u.
Wat u instelt bij de registrar
- tweestapsverificatie op elk account dat bij het domein kan;
- automatisch verlengen aan, met een betaalmethode die niet aan één persoon hangt;
- vergrendeling tegen verhuizen: zet een slot op het domein, zodat het niet zonder uw toestemming naar een andere partij kan worden verhuisd. Voor .nl-domeinen biedt SIDN, de beheerder van .nl, via veel registrars ook een extra registry lock;
- meldingen bij wijzigingen: laat de registrar mailen bij een inlog, een wijziging van de DNS of een verhuisverzoek, als die dat ondersteunt.
Houd een kort DNS-overzicht bij
U hoeft geen DNS-specialist te worden. Een overzicht van één pagina is genoeg: welke records er zijn, waarvoor ze dienen en wie ze heeft aangevraagd. Haal records weg voor diensten die u niet meer gebruikt, want een vergeten verwijzing naar een opgezegde dienst kan door een ander worden misbruikt. Neem het domein ook mee in uw checklist bij uitdiensttreding: gaat iemand weg die toegang had, dan wijzigt u het wachtwoord of haalt u diens account weg.
Wat Floor ICT regelt
Floor ICT zet de DNS-records voor Microsoft 365, SPF, DKIM en DMARC goed neer, houdt het overzicht bij en controleert regelmatig of er records zijn bijgekomen of verdwenen. We helpen een domein dat nog op naam van een oude leverancier staat, naar uw bedrijf over te zetten. Het eigendom van het domein en de hoofdtoegang tot het account bij de registrar blijven bij u; wij werken met een eigen account of de rechten die u ons geeft.