Laptop kwijt of gestolen: wat het MKB in het eerste uur regelt

Waarom het eerste uur telt

Een laptop die net weg is, is vaak nog aangemeld bij Microsoft 365. Mail, Teams, OneDrive en SharePoint openen dan zonder nieuwe inlog, en een browser kan opgeslagen wachtwoorden bevatten voor andere systemen. Een vinder of dief die het apparaat opent voordat u ingrijpt, ziet wat de medewerker zag.

Daarbij speelt tijd een rol omdat de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) een termijn stelt: een datalek met risico voor betrokkenen meldt u binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Of een verloren laptop een meldplichtig datalek is, hangt vooral af van de vraag of de gegevens erop versleuteld waren. Dat wilt u snel kunnen vaststellen, niet pas na een weekend zoeken.

De stappen in volgorde

Zodra een medewerker meldt dat de laptop weg is, werkt u deze lijst af:

• wachtwoord wijzigen: stel een nieuw wachtwoord in voor het Microsoft 365-account van de medewerker;
• aanmeldingen intrekken: trek in Microsoft Entra ID alle actieve sessies in, zodat apps op het apparaat opnieuw om een inlog vragen;
• apparaat vergrendelen of wissen: is de laptop beheerd via Intune, vergrendel hem dan op afstand of wis hem; schakel het apparaat daarna uit in Microsoft Entra ID, zodat het niet meer meetelt als vertrouwd apparaat;
• versleuteling controleren: kijk in het beheerportaal of BitLocker actief was en of de herstelsleutel veilig in de tenant staat;
• datalek afwegen: stel vast welke gegevens erop stonden en of die versleuteld waren, en leg uw besluit over een melding vast, ook als u niet meldt;
• aangifte doen: bij diefstal doet de medewerker aangifte bij de politie; die heeft u vaak ook nodig voor de verzekering.

Houd daarna een paar dagen de riskante aanmeldingen van het account in de gaten. Een inlogpoging vanaf een onbekende locatie kort na het verlies is een signaal om verder te kijken.

Wat u vooraf regelt

De stappen hierboven werken alleen als de basis er al ligt. Een laptop die niet in Intune zit, kunt u niet op afstand wissen. Een schijf zonder BitLocker beschermt niets. En zonder vast meldpunt hoort u het pas als de medewerker de volgende ochtend op kantoor komt.

Zorg daarom dat elke bedrijfslaptop beheerd is, dat versleuteling via apparaatnaleving wordt gecontroleerd en dat bestanden in OneDrive of SharePoint staan in plaats van alleen lokaal. Dan is een verloren laptop vooral een kwestie van een nieuw apparaat uitleveren, en niet van verloren werk.

Wat u deze maand regelt

Houd de eerste stap klein genoeg om echt uit te voeren:

• spreek één meldpunt af voor verloren of gestolen apparaten, ook buiten kantoortijd, en vertel het het team;
• controleer of alle bedrijfslaptops in Intune staan en of BitLocker overal aan staat;
• schrijf de stappen hierboven op één pagina, met wie welke stap uitvoert;
• leg vast hoe u een datalekafweging maakt en waar u dat besluit bewaart;
• oefen het één keer met een testapparaat: vergrendelen, sessies intrekken en een vervangende laptop uitleveren.

Wat u niet op dag één doet: een laptop direct wissen voordat u weet of er werk lokaal stond dat nergens anders staat. Vergrendel eerst, controleer wat er in OneDrive staat, en wis daarna.

Hoe Floor ICT dit inricht — en wat u beslist

Floor ICT zorgt dat bedrijfslaptops beheerd en versleuteld zijn, legt de stappen voor verlies of diefstal met u vast en voert ze uit zodra u een verlies meldt: sessies intrekken, het apparaat vergrendelen of wissen en een vervangende laptop klaarzetten. Meldingen lopen via dezelfde contactpersoon als uw overige IT, net als in- en uitdienst.

U beslist of een verlies als datalek wordt gemeld, of een laptop meteen gewist wordt of eerst vergrendeld blijft, en wat medewerkers moeten doen als zij zelf een apparaat kwijtraken. Wij leveren de feiten over versleuteling en toegang; de afweging blijft bij u.