Wat is berichttracering in Microsoft 365?

Een functie in het Exchange-beheercentrum die laat zien wat er met een e-mail is gebeurd: ontvangen, afgeleverd, uitgesteld, in quarantaine gezet of geweigerd.

Hoe ver kan ik terugzoeken?

Tot 90 dagen. De afgelopen 10 dagen ziet u direct; voor een langere periode krijgt u een downloadbaar rapport dat enkele uren kan duren.

Kan een medewerker zelf een tracering uitvoeren?

Nee. Daarvoor zijn beheerdersrechten nodig, zoals de rol Exchange-beheerder of lidmaatschap van de rolgroep Organisatiebeheer.

De status is Afgeleverd, maar de klant heeft niets ontvangen. Wat nu?

Dan is het bericht afgegeven aan de mailserver van de klant. Vraag de klant in zijn map Ongewenste e-mail of quarantaine te kijken en controleer of uw domein goed is ingesteld met SPF, DKIM en DMARC.

Mail komt niet aan? Zo zoekt het MKB met berichttracering uit waar een e-mail is gebleven in Microsoft 365

Q: Wat betekent het als een e-mail niet in de tracering staat?

Dat Microsoft 365 het bericht nooit heeft ontvangen. Bij inkomende mail ligt de oorzaak dan bij de afzender of diens mailprovider.

‘Ik heb uw mail nooit gehad.’ Iedereen in het MKB hoort het weleens, van een klant die een offerte mist of van een collega die wacht op een factuur van een leverancier. Vaak begint dan het zoeken in de map Ongewenste e-mail en het opnieuw versturen. Microsoft 365 houdt echter precies bij wat er met elke e-mail gebeurt. Met berichttracering ziet een beheerder binnen een paar minuten of een bericht is afgeleverd, is tegengehouden of nooit is aangekomen.

Wat berichttracering laat zien

Berichttracering volgt e-mailberichten terwijl ze door uw Microsoft 365-omgeving gaan. U ziet of de dienst een bericht heeft ontvangen, geweigerd, uitgesteld of afgeleverd, en welke acties er onderweg op zijn toegepast. Dat werkt voor inkomende én uitgaande mail. Zo vervangt een paar minuten zoeken een lange e-mailwisseling over ‘wie heeft wat verstuurd’.

U hebt er beheerdersrechten voor nodig, bijvoorbeeld de rol Exchange-beheerder of lidmaatschap van de rolgroep Organisatiebeheer. Een gewone medewerker kan zelf geen tracering uitvoeren.

Zo voert u een tracering uit

Open het Exchange-beheercentrum op admin.exchange.microsoft.com en ga naar E-mailstroom > Berichttracering.
Kies Een tracering starten. Standaard zoekt u naar alle berichten van de afgelopen twee dagen.
Vul de afzender en/of ontvanger in. Externe adressen mogen ook, en een jokerteken als *@leverancier.nl werkt voor een heel domein.
Stel de periode in en filter zo nodig op onderwerp of bezorgstatus.
Kies Zoeken en klik op een bericht voor de details: de afzonderlijke stappen, zoals ontvangen, afgeleverd, uitgesteld of mislukt, en eventueel de foutmelding.

Voor de afgelopen 10 dagen hebt u het resultaat vrijwel direct. U kunt tot 90 dagen terugzoeken, maar per keer maximaal 10 dagen in het directe overzicht. Kiest u een langere periode, dan maakt Microsoft 365 een downloadbaar CSV-rapport. Dat kan enkele uren duren, dus begin er op tijd mee.

De status lezen

Afgeleverd: het bericht is in de mailbox van de ontvanger aangekomen. Bij een interne ontvanger kijkt u dan in de map Ongewenste e-mail en in eventuele postvakregels die mail verplaatsen of doorsturen. Bij uitgaande mail is het bericht afgegeven aan de mailserver van de ontvanger; wat daar gebeurt, ziet u niet meer.
Mislukt: het bericht is niet afgeleverd. In de details staat de reden, bijvoorbeeld een onbekend adres of een weigering door de andere server.
In behandeling: Microsoft 365 probeert het nog (opnieuw) af te leveren, bijvoorbeeld omdat de server van de ontvanger tijdelijk niet bereikbaar is.
In quarantaine: het bericht is tegengehouden als spam, bulkmail of phishing. Lees in ons artikel over berichtenquarantaine hoe u het controleert en vrijgeeft.
Gefilterd als spam: het bericht is als spam herkend en geweigerd of geblokkeerd, zonder quarantaine.

Houd er rekening mee dat de getoonde status vijf tot tien minuten achter kan lopen op de werkelijkheid. Zoekt u direct na het versturen, kijk dan even later nog eens.

Staat de mail er helemaal niet in?

Dan heeft Microsoft 365 het bericht nooit ontvangen. Bij inkomende mail ligt de oorzaak dan bij de afzender: een typefout in het adres, een probleem bij hun mailprovider of een eigen spamfilter. Vraag de afzender om het bericht van de foutmelding die hij terugkreeg. Ziet u bij uitgaande mail dat het bericht is afgeleverd maar zegt de klant dat er niets is aangekomen, dan blijft het vaak hangen in het spamfilter van de ontvanger. Controleer dan of uw domein goed is ingesteld met SPF, DKIM en DMARC. Mislukt al uw uitgaande mail met foutcode 5.1.8, dan is de mailbox geblokkeerd voor verzenden.

Ook handig bij beveiligingsvragen

Berichttracering helpt niet alleen bij zoekgeraakte mail. Na een verdachte aanmelding of een phishingmail ziet u ermee wie een bepaald bericht heeft ontvangen en wat er vanaf een account is verstuurd. Voor terugkerend of geautomatiseerd zoekwerk is er in Exchange Online PowerShell de opdracht Get-MessageTraceV2.

Hoe Floor ICT dit aanpakt

Mist een klant of medewerker een e-mail, dan voert Floor ICT de berichttracering voor u uit. We vertellen u binnen korte tijd waar het bericht is gebleven, geven het zo nodig vrij uit quarantaine en lossen de oorzaak op, bijvoorbeeld een verkeerd ingestelde postvakregel, een te streng spamfilter of een ontbrekende DMARC-instelling. Zo verdwijnt een terugkerend probleem in plaats van dat u steeds opnieuw moet versturen.

Bekijk MSP-pakketten Intake aanvragen Microsoft 365