Copilot ziet wat uw medewerkers al kunnen zien
Copilot is geen aparte database met bedrijfsinformatie. Het zoekt op het moment van de vraag in de mail, Teams-gesprekken en bestanden waar de medewerker rechten op heeft. Dat is goed nieuws, want Copilot geeft niemand nieuwe rechten. Maar het betekent ook dat elke fout in uw rechten ineens zichtbaar wordt. Voorheen moest iemand precies weten in welke map het salarisoverzicht stond. Nu volstaat de vraag ‘wat verdienen mijn collega’s?’.
In de meeste bedrijven zijn de rechten niet bewust zo ingericht, maar zo gegroeid. Een map die ooit snel met iedereen gedeeld is, een Team dat op openbaar staat, een oude migratie van de fileserver waarbij alle rechten één op één zijn meegenomen.
Waar het meestal te ruim staat
- Deellinks voor ‘personen in uw organisatie’. Handig om snel iets te delen, maar wie de link heeft, of het bestand via zoeken vindt, kan erbij. Die links blijven vaak jaren bestaan.
- Openbare Teams en Microsoft 365-groepen. Iedereen in het bedrijf kan zo’n Team vinden en lezen, ook als er alleen directie- of HR-zaken in staan.
- Sites waar ‘iedereen behalve externe gebruikers’ toegang heeft. Die groep omvat letterlijk elke medewerker.
- Persoonlijke OneDrive-mappen waarin medewerkers bestanden met grote groepen hebben gedeeld en dat zelf allang vergeten zijn.
- Accounts van vertrokken medewerkers en oude groepen die nooit zijn opgeruimd. Zie ook onze in- en uitdienst-checklist.
Zo ruimt u de rechten op
Dit hoeft geen maandenlang project te zijn. Voor de meeste MKB-bedrijven werkt deze volgorde:
- Maak een overzicht van gevoelige plekken. Waar staan salarissen, personeelsdossiers, contracten, klantgegevens en financiële cijfers? Vaak zijn dat maar een paar sites, Teams of mappen.
- Controleer daar wie erbij kan. Zet openbare Teams met gevoelige inhoud op privé, haal ‘iedereen’-groepen weg en vervang brede deellinks door toegang voor specifieke personen.
- Zet de standaard deellink strakker. Laat nieuwe links standaard alleen voor specifieke personen gelden in plaats van voor de hele organisatie. Kijk ook naar de externe deling in SharePoint en OneDrive.
- Label vertrouwelijke documenten. Met gevoeligheidslabels kunt u documenten markeren en versleutelen, zodat ze ook beschermd blijven als ze toch ergens terechtkomen waar ze niet horen.
- Sluit sites zo nodig uit van Copilot. Microsoft biedt beheeropties om specifieke SharePoint-sites buiten de zoekresultaten van Copilot te houden. Dat is een goede tijdelijke oplossing voor een site die u nog niet hebt kunnen opruimen.
Begin klein, en blijf kijken
Geef Copilot eerst aan een kleine groep medewerkers die het veel gaan gebruiken, bijvoorbeeld een paar mensen van sales en de directie. Laat ze bewust vragen stellen naar dingen die ze niet zouden mogen zien, zoals salarissen of beoordelingen. Komt er iets boven, dan weet u welke rechten nog niet goed staan. Spreek daarnaast duidelijke regels af over AI-gebruik, zodat medewerkers niet uitwijken naar losse gratis tools. Daarover leest u meer in ons artikel over Copilot en GenAI op het werk.
Rechten blijven niet vanzelf op orde. Nieuwe Teams, nieuwe medewerkers en nieuwe deellinks komen er elke week bij. Plan daarom een vaste controle, bijvoorbeeld elk kwartaal, en gebruik het auditlogboek als u wilt nagaan wie wat heeft geopend.
Hoe Floor ICT dit aanpakt
Voordat Floor ICT Copilot bij een klant aanzet, doen we een rechtencontrole van SharePoint, Teams en OneDrive. We brengen in kaart waar gevoelige informatie staat en wie erbij kan, zetten te ruime groepen en deellinks recht en richten waar nodig gevoeligheidslabels in. Daarna starten we met een kleine pilotgroep en maken we afspraken over het gebruik. Zo levert Copilot tijdwinst op, zonder dat iemand ineens dingen ziet die niet voor hem of haar bedoeld zijn.