De vier soorten groepen in Microsoft 365
In het Microsoft 365-beheercentrum ziet u bij het aanmaken van een groep vier typen. Voor mail zijn er drie relevant. Daarnaast is er de gedeelde mailbox, die technisch geen groep is maar vaak voor hetzelfde doel wordt gebruikt.
- Distributielijst. Een adres dat elk bericht doorstuurt naar alle leden. Iedereen krijgt een eigen kopie. Er is geen gezamenlijk archief: wie later lid wordt, ziet eerdere berichten niet.
- Microsoft 365-groep. Een groep met een eigen gedeelde inbox, een gedeelde agenda, een SharePoint-site voor bestanden en een plan in Planner. Leden kunnen de groepsberichten ook in hun eigen inbox ontvangen. Nieuwe leden zien de volledige geschiedenis.
- E-mailgebonden beveiligingsgroep. Werkt als een distributielijst, maar kunt u ook gebruiken om toegang te geven tot bijvoorbeeld een SharePoint-site of een gedeelde map. Handig als dezelfde groep mensen zowel mail moet ontvangen als bij bepaalde bestanden moet kunnen.
- Beveiligingsgroep. Alleen voor rechten, zonder e-mailadres.
Welke kiest u wanneer?
- Iedereen informeren: alle@, vestiging-breda@ of een lijst voor de directie. Kies een distributielijst. Wilt u dat de lijst zichzelf bijwerkt, bijvoorbeeld op basis van afdeling of vestiging in het gebruikersprofiel, dan kan dat met een dynamische distributielijst in het Exchange-beheercentrum.
- Samenwerken in een team: een projectteam of afdeling die mail, agenda en bestanden deelt. Kies een Microsoft 365-groep. Gebruikt het team al Microsoft Teams, dan heeft elk team zo’n groep al op de achtergrond; maak dan geen tweede groep voor hetzelfde doel.
- Namens het bedrijf antwoorden: info@, support@ of facturen@. Kies een gedeelde mailbox. Dan antwoordt het team vanaf het gezamenlijke adres, ziet iedereen wat al is afgehandeld en is er geen extra licentie nodig.
Instellingen die u per groep nalopt
- Externe afzenders. Bepaal per groep of mensen buiten uw organisatie ernaar mogen mailen. Bij een nieuwe groep staat dat vaak uit, waardoor klanten een foutmelding krijgen. Zet het alleen aan voor adressen die van buiten bereikbaar moeten zijn. Een interne lijst als alle@ houdt u dicht, zodat niemand van buiten in één keer het hele bedrijf kan mailen.
- Twee eigenaren. Geef elke groep minimaal twee eigenaren. Vertrekt de enige eigenaar, dan beheert niemand de groep meer. Neem groepen daarom mee in uw in- en uitdienstchecklist.
- Zichtbaarheid. Een Microsoft 365-groep is privé of openbaar. Bij een openbare groep kan elke medewerker zichzelf toevoegen en de bestanden lezen. Kies voor alles met gevoelige informatie privé.
- Gasten. Voegt u externe partijen toe aan een Microsoft 365-groep, dan krijgen zij toegang tot de bestanden van die groep. Maak hier bewuste afspraken over, zoals beschreven bij gastaccounts in Microsoft 365.
Bestaande distributielijsten omzetten
Gebruikt een team een distributielijst eigenlijk als gezamenlijke inbox, dan kunt u die in veel gevallen in het Exchange-beheercentrum omzetten naar een Microsoft 365-groep. Het e-mailadres blijft dan gelijk. Dat lukt niet bij elke lijst: een lijst die zelf een andere groep als lid heeft, of die is gesynchroniseerd vanuit een eigen Active Directory-server, moet u eerst aanpassen. Ruim bij die gelegenheid ook lijsten op die niemand meer gebruikt; een overzicht met leden en eigenaren laat snel zien welke groepen nog nodig zijn.
Hoe Floor ICT dit aanpakt
Floor ICT inventariseert alle groepen, distributielijsten en gedeelde mailboxen in uw omgeving. We kiezen samen per adres het juiste type, zetten distributielijsten om waar dat zinvol is, stellen externe afzenders en zichtbaarheid goed in en zorgen dat elke groep twee actieve eigenaren heeft. Bij een vertrekkende medewerker lopen we de groepen mee na. Zo komt mail op de juiste plek aan en blijft uw omgeving overzichtelijk.