Wat is een alias precies?
Elke mailbox in Microsoft 365 heeft één hoofdadres. Daarnaast kunt u extra adressen toevoegen, de zogenoemde aliassen. Alle mail naar een alias komt binnen in dezelfde mailbox als het hoofdadres. Voor de ontvanger is er dus maar één inbox. Een alias kost geen extra licentie, omdat er geen nieuwe mailbox bij komt.
Typische voorbeelden in het MKB:
- Een tweede domein. U heeft een nieuwe bedrijfsnaam of een extra domeinnaam, en mail naar het oude adres moet blijven aankomen.
- Varianten van een naam. Zowel j.jansen@ als jan@ moeten bij dezelfde persoon terechtkomen.
- Een algemeen adres voor één persoon. Bijvoorbeeld offerte@ dat alleen door de eigenaar wordt gelezen.
Een alias op een extra domein werkt alleen als dat domein in Microsoft 365 is toegevoegd en geverifieerd. Zorg ook dat de DNS-records van dat domein kloppen, anders komt de mail niet aan of belandt uw verzonden mail als spam.
Een alias toevoegen
Een beheerder voegt een alias toe in het Microsoft 365-beheercentrum bij de gebruiker, of in het Exchange-beheercentrum bij Ontvangers > Postvakken. Daar kiest u de mailbox en beheert u onder E-mailadressen de extra adressen. Het vetgedrukte adres is het hoofdadres, ook wel het standaard antwoordadres. Wilt u meerdere aliassen tegelijk toevoegen, dan kan dat ook met PowerShell en een CSV-bestand.
Antwoorden en verzenden vanaf een alias
Hier gaat het vaak mis. Standaard herschrijft Exchange Online een alias naar het hoofdadres. Een klant die naar uw oude adres mailt, krijgt dus antwoord vanaf het hoofdadres. Meestal is dat prima, maar niet als u bewust een apart adres naar buiten wilt gebruiken.
Microsoft heeft daarvoor een instelling voor de hele organisatie: verzenden vanaf aliassen. Een beheerder zet die aan met PowerShell. Daarna blijft de alias behouden en kunnen medewerkers in recente versies van Outlook kiezen vanaf welk adres ze verzenden en antwoorden. Let op: deze instelling geldt voor alle mail van alle mailboxen. Ook gebruikers zonder nieuwe Outlook kunnen dus verschil merken. Test het daarom eerst en vertel uw medewerkers wat er verandert.
Plus-adressen: handig voor aanmeldingen
Met plus-adressen voegt u zelf een label toe aan uw adres, zoals naam+leverancier@ gevolgd door uw eigen domeinnaam. Mail naar dat adres komt gewoon in uw eigen mailbox binnen. Dit staat in Exchange Online standaard aan en u hoeft er niets voor in te stellen. Zo ziet u direct via welke website of leverancier een bericht binnenkomt, en met een regel in Outlook verplaatst u die mail automatisch naar een map.
Plus-adressen hebben wel beperkingen. U kunt er niet vanaf verzenden, en sommige websites accepteren het plusteken niet. Wil uw organisatie geen plus-adressen, dan kan een beheerder ze uitzetten in het Exchange-beheercentrum bij Instellingen > E-mailstroom.
Wanneer een alias niet de juiste keuze is
- Meerdere mensen lezen mee. Moeten info@ of facturen@ door een team worden behandeld, gebruik dan een gedeelde mailbox. Dan heeft iedereen dezelfde inbox en ziet u wie wat heeft beantwoord.
- Mail alleen doorsturen naar een groep. Moet een adres naar meerdere mensen tegelijk, dan past een distributielijst of Microsoft 365-groep beter.
- Iemand gaat uit dienst. Hangen er belangrijke aliassen aan de mailbox van een vertrekkende collega, verplaats die dan bewust naar een andere mailbox of een gedeelde mailbox. Anders verdwijnen ze samen met het account.
Hoe Floor ICT dit aanpakt
Floor ICT zet op een rij welke adressen u gebruikt en waarvoor. We voegen de aliassen toe op de juiste mailbox, controleren dat extra domeinen geverifieerd zijn en dat de SPF, DKIM en DMARC kloppen. Als u vanaf een alias wilt verzenden, testen we dat eerst voordat het voor iedereen aangaat. Zo komt alle mail aan, betaalt u niet voor overbodige mailboxen en antwoordt iedereen vanaf het juiste adres.