Waarom omzetten in plaats van wissen of doorbetalen
Wie een vertrekkende medewerker meteen verwijdert, gooit ook de mailbox weg. Na 30 dagen is die inhoud definitief kwijt, tenzij u eerder een export of hold heeft gezet. Wie de licentie laat staan "voor de zekerheid", betaalt elke maand voor een account dat niemand meer mag gebruiken. Omzetten naar een gedeelde mailbox houdt mail, agenda en contacten intact, laat meerdere collega's meelezen en maakt de licentie overbodig zolang de mailbox onder de 50 GB blijft.
Wat u moet weten vóór u omzet
- Eerst licentie, dan omzetten. Zonder licentie op de gebruikersmailbox ziet u de knop Omzetten naar gedeelde mailbox niet. Hebt u de licentie al weggehaald, zet die dan tijdelijk terug.
- Account niet verwijderen. Het gebruikersaccount blijft nodig als anker voor de gedeelde mailbox. Verwijderen breekt de constructie.
- Wachtwoord resetten. Microsoft schrijft niet voor dat u het wachtwoord moet resetten, maar zonder reset blijven de oude inloggegevens werken op de gedeelde mailbox. Reset dus altijd, en blokkeer aanmelden.
- Inboxregels blijven bestaan. Doorstuurregels en andere postvakregels gaan mee. Controleer die meteen, zodat er geen stille doorstuurregel meer naar een privéadres of een verdachte bestemming loopt.
- Limiet 50 GB zonder licentie. Daarboven houdt u een Exchange Online-licentie nodig, of u ruimt eerst grote bijlagen op.
Stappenplan bij vertrek
- Blokkeer aanmelden van de vertrekkende medewerker en trek actieve sessies in, zodat hij niet meer bij Microsoft 365 kan.
- Zet om via Gebruikers > Actieve gebruikers > tabblad E-mail > Omzetten naar gedeelde mailbox.
- Geef de opvolger rechten: meestal Lezen en beheren (Volledige toegang) plus Verzenden als of Verzenden namens, zodat hij ook kan antwoorden.
- Zet een automatisch antwoord die de nieuwe contactpersoon noemt, intern en extern.
- Controleer postvakregels en verwijder doorstuurregels die niet meer horen.
- Reset het wachtwoord van het ankeraccount en laat aanmelden geblokkeerd.
- Verwijder de licentie als de mailbox onder de 50 GB is en er geen retentie- of litigation hold op zit die een licentie vereist.
Gaat het alleen om nieuwe mail doorsturen zonder de oude inbox open te zetten? Dan kan doorsturen naar de opvolger volstaan. Voor overdracht van lopende dossiers is omzetten meestal duidelijker.
Veelgemaakte fouten
De grootste fout is de licentie verwijderen vóór het omzetten: dan verdwijnt de knop en moet u de licentie eerst terugzetten. De tweede is het account verwijderen "om op te ruimen": de gedeelde mailbox mist dan zijn anker. De derde is rechten vergeten voor de opvolger, of rechten open laten staan voor collega's die de mailbox niet meer nodig hebben. Noteer wie toegang heeft en waarom, en haal rechten weg zodra de overdracht klaar is.
Hebt u het account al verwijderd? Dan moet u het eerst herstellen, opnieuw een licentie toekennen en tot 24 uur wachten tot de mailbox terug is, vóór u opnieuw kunt omzetten. Dat kost tijd en risico: beter in één keer goed.
Hoe Floor ICT dit aanpakt
Floor ICT neemt mailbox-omzetting op in de standaard uitdienstprocedure. We blokkeren eerst toegang, zetten de mailbox om, geven de opvolger de juiste rechten, controleren postvakregels en het automatische antwoord, resetten het wachtwoord en verwijderen pas daarna de licentie als de limiet het toelaat. Zo blijft klantmail bereikbaar zonder dat u blijft betalen voor een account dat niemand meer mag gebruiken.