Wat “inactief” wel en niet betekent
In de Microsoft 365-tenant ziet u accounts als enabled of disabled, met of zonder toegewezen licentie. “Inactief” is een afspraak die u zelf maakt: bijvoorbeeld geen succesvolle aanmelding in de laatste 60 of 90 dagen. Dat is niet hetzelfde als:
- Disabled (uitgeschakeld): de gebruiker kan niet meer inloggen; de mailbox en OneDrive bestaan vaak nog tot u verder opruimt.
- Deleted (verwijderd): het object verdwijnt (met een soft-delete-periode); herstel is tijdgebonden.
- Licentie weggehaald: de persoon kan Exchange/Teams/Office-functies verliezen terwijl het account-object nog bestaat — handig voor kosten, geen vervanging van een nette uitdienst.
Heldere taal voorkomt dat iemand “inactief” zegt terwijl het account nog gewoon enabled is met een Business Premium-licentie.
Waarom het MKB dit moet regelen
Drie praktische redenen. Aanvalsoppervlak: een account dat niemand meer gebruikt, heeft nog steeds een wachtwoord, MFA-registratie en vaak toegang tot SharePoint of Teams — tot iemand het misbruikt of tot een oud apparaat nog tokens heeft. Kosten: elke ongebruikte licentie blijft op de factuur. Proces: inactieve accounts zijn vaak ex-collega’s, seizoenskrachten of testaccounts die nooit door de in- en uitdienstchecklist gingen. Zie ook beheerdersaccounts: een slapende Global Admin is erger dan een slapende standaardgebruiker — review die met voorrang.
Gedeelde apparaten en kiosk-achtige logins maken het erger: als “niemand meer weet van dat account”, weet u ook niet meer welk wachtwoord op welke laptop staat.
Wat u schriftelijk vastlegt
Houd het kort genoeg om dit kwartaal echt te besluiten:
- drempel: na hoeveel dagen zonder aanmelding geldt iemand als kandidaat (bijvoorbeeld 60 of 90), en gelden uitzonderingen (parental leave, seizoen, externe auditor);
- wie de maandelijkse of kwartaalreview doet (HR, directeur, of samen met Floor ICT);
- volgorde: eerst disable, daarna mailbox/OneDrive-beleid, pas later delete — of omzetten naar gedeelde mailbox als het adres moet blijven;
- mailboxretentie: hoe lang mail bewaard blijft, of Forward/delegatie, en of u omzet naar een gedeelde mailbox;
- licentie terugwinnen: wanneer de licentie van het account af gaat en terug in de pool komt;
- MFA en apparaten: sessions intrekken, apparaat afmelden, app-wachtwoorden opruimen — zie ook MFA aanzetten in Microsoft 365.
Schrijf die punten op één pagina. Dat is uw account-hygiënebeleid; de tenant volgt die tekst.
Wat Floor ICT configureert — en wat u beslist
In de Microsoft 365-tenant zetten wij doorgaans: periodieke sign-in- en licentielijsten; voorstel van kandidaten boven uw drempel; disable na uw akkoord; omzetting naar gedeelde mailbox of retentieafspraak; licentie reclaim; en koppeling aan joiner-/leaver-processen zodat “vergeten accounts” minder ontstaan. We helpen test- en generieke accounts (temp01, stage-oud) opruimen waar dat nog zo staat.
U beslist nog steeds: de drempel in dagen, uitzonderingen, of disable of delete de eindstap is, en hoe lang mail van een vertrokken collega bewaard moet blijven. Technische rapporten zonder eigenaarschap lossen “we betalen nog vijf slapende licenties” niet op; beleid zonder uitvoering ook niet.
Meer diepte
Checklist voor directeuren in het MKB
1) Trek een sign-in-rapport (laatste 60/90 dagen). 2) Markeer uitzonderingen (verlof, seizoen). 3) Disable kandidaten na akkoord. 4) Beslis mailbox: shared, forward of retentie. 5) Haal de licentie terug. 6) Koppel nieuwe vertrekkers aan de in- en uitdienstchecklist zodat de lijst niet opnieuw groeit.
Disable versus delete
Disable stopt inloggen en houdt data bereikbaar voor beheer en eventuele herindienst. Delete ruimt het object op (met soft-delete). Voor de meeste MKB-situaties is disable-eerst veiliger; delete volgt als HR en wettelijke bewaartermijnen dat toestaan.
Licenties en gedeelde mailbox
Een standaard gedeelde mailbox heeft geen aparte Exchange-licentie voor de mailbox zelf binnen Microsoft-limieten; de named users die hem openen wel. Floor ICT helpt u niet “slapende named users als info@” laten staan — wel het juiste type mailbox kiezen nadat u het persoonlijke account heeft afgesloten.