Wat zit er in de drie Business-licenties?
Microsoft verkoopt voor het MKB drie Business-licenties. Ze delen dezelfde basis en lopen op in apps en beveiliging:
- Business Basic: een mailbox in Exchange, Teams, OneDrive en SharePoint, en Word, Excel, PowerPoint en Outlook in de browser en op telefoon en tablet. Geen desktop-apps op de laptop.
- Business Standard: alles uit Basic, plus de desktop-apps van Microsoft 365 voor Windows en Mac. Per gebruiker installeert u die op meerdere eigen apparaten.
- Business Premium: alles uit Standard, plus beveiliging en beheer: Intune voor apparaatbeheer, Entra ID P1 met voorwaardelijke toegang, Defender for Business voor de laptops, Defender for Office 365 met veilige koppelingen en bijlagen, en informatiebeveiliging zoals gevoeligheidslabels en datalekpreventie.
Alle drie hebben een limiet van 300 gebruikers. Heeft u meer mensen, dan kijkt u naar de Enterprise-licenties. Wat precies in een licentie zit en of Teams erbij hoort, verandert soms. In de Europese Unie biedt Microsoft ook varianten zonder Teams aan. Controleer daarom bij het bestellen wat u precies afneemt.
Wanneer Basic genoeg is
Basic past bij medewerkers die vooral op de telefoon of in de browser werken: mensen in het magazijn, op de bouw, in de bediening of op de weg. Ze hebben mail en Teams nodig en openen af en toe een document. Met Basic kunnen ze dat. Wat ze niet hebben, is Outlook of Excel op een eigen laptop. Werkt iemand toch in de browser-Excel met grote bestanden of macro’s, dan loopt hij daar snel tegenaan.
Wanneer Standard nodig is
Standard past bij kantoormedewerkers die de hele dag in Outlook, Word en Excel op de laptop werken, en bij iedereen die bestanden offline wil bewerken. Let op: Standard heeft dezelfde beveiliging als Basic. Wilt u laptops op afstand beheren, toegang beperken tot beheerde apparaten of een gestolen laptop op afstand wissen, dan biedt Standard dat niet.
Wanneer Premium de goede keuze is
Premium kost meer per gebruiker, maar vervangt vaak losse producten. Het is de goede keuze als u:
- laptops en telefoons centraal wilt beheren, bijvoorbeeld voor schijfversleuteling met BitLocker of apparaatnaleving;
- wilt dat alleen beheerde apparaten of bepaalde landen toegang krijgen, met voorwaardelijke toegang;
- een virusscanner met centraal overzicht wilt, zonder apart product;
- met klantgegevens werkt en wilt voorkomen dat die per ongeluk naar buiten gaan;
- van uw klanten of verzekeraar vragen krijgt over beveiliging, bijvoorbeeld door NIS2 in de keten.
Veel van de beveiligingsadviezen die wij in deze Insights geven, vragen om Premium. Zonder die licentie kunt u ze niet of maar half instellen.
Licenties mengen
U hoeft niet iedereen dezelfde licentie te geven. Binnen één Microsoft 365-omgeving kan de buitendienst Basic hebben, het kantoor Standard en de directie en financiële administratie Premium. Let wel op: beveiliging zoals voorwaardelijke toegang en apparaatbeheer werkt alleen voor gebruikers met de juiste licentie. Een aanvaller zoekt het zwakste account. Wilt u het hele bedrijf beschermen, dan is Premium voor iedereen vaak de eenvoudigste en veiligste keuze, of u combineert Basic of Standard met losse beveiligingsonderdelen.
Betaal niet voor licenties die niemand gebruikt
Een vertrokken medewerker die nog een licentie heeft, kost elke maand geld. Kijk daarom minstens elk kwartaal welke licenties zijn toegewezen en of die mensen nog bij u werken. Zet inactieve accounts uit en haal de licentie weg, en neem het mee in uw in- en uitdienstproces. Let bij het opzeggen of afschalen op de looptijd van uw abonnement: bij een jaarabonnement kunt u vaak pas aan het eind van de termijn minder licenties afnemen.
Wat Floor ICT doet
Floor ICT maakt een overzicht van wie welke licentie heeft en wat die persoon echt gebruikt. Daarna krijgt u een voorstel per rol: wie Basic, Standard of Premium nodig heeft, en welke beveiliging u daarmee kunt instellen. Na uw akkoord passen wij de licenties aan, ruimen we ongebruikte licenties op en zetten we de beveiliging uit Premium goed neer. Welke medewerker welke licentie krijgt, blijft uw beslissing.