Waarom de printserver vaak het laatste is dat blijft
Bij de overstap naar de cloud verhuizen bestanden, mail en accounts meestal als eerste. Printen blijft hangen omdat het gewoon werkt: de printers zijn ooit op de server geïnstalleerd, de stuurprogramma’s komen van de server en de laptops krijgen de printers via een aanmeldscript of groepsbeleid. Zolang dat zo blijft, kan de server niet uit. Die server moet dan wel bijgewerkt en beveiligd blijven, en printservices zijn in het verleden een bekend doelwit geweest voor aanvallers. Wie de server uitfaseert, moet printen dus bewust meenemen.
Twee manieren om zonder printserver te printen
- Universal Print: de printer wordt geregistreerd in Microsoft 365. Printopdrachten gaan via de cloud naar de printer, dus medewerkers kunnen printen vanaf elke plek waar ze internet hebben, zonder VPN. Rechten regelt u per printer met gebruikers of groepen, en via Intune verschijnen de juiste printers automatisch op de juiste laptops. Dit past bij kantoren met meerdere printers, meerdere locaties of medewerkers die wisselend werken.
- Rechtstreeks via IP: de laptop print direct naar het netwerkadres van de printer, met het stuurprogramma van de fabrikant. Via Intune rolt u de printer en het stuurprogramma uit, zodat niemand zelf iets hoeft te installeren. Dit is eenvoudig en goedkoop, maar werkt alleen op het kantoornetwerk en vraagt een vast IP-adres voor de printer.
Wat u nodig hebt voor Universal Print
- Een passende licentie: Universal Print zit in een aantal Microsoft 365-abonnementen, waaronder Business Premium. Hebt u een ander abonnement, controleer dan eerst of het inbegrepen is. Zie ook ons artikel over het kiezen van een Microsoft 365-abonnement.
- Geschikte printers: veel nieuwere printers en multifunctionals kunnen zich zelf bij Universal Print aanmelden. Oudere printers kunnen meedoen via de Universal Print-connector, een klein programma op een Windows-computer die altijd aan staat. Dan hebt u dus toch weer een apparaat dat moet blijven draaien; bij oude printers is vervangen soms de betere keuze.
- Beheerde laptops: met laptops die in Intune zitten, zet u de printers centraal klaar. Zonder centraal beheer moet iedere medewerker de printer zelf toevoegen, en dat levert vragen op.
De overstap stap voor stap
- Inventariseren: welke printers en multifunctionals zijn er, wie gebruikt welke printer, en welke laden, formaten of vaste instellingen zijn belangrijk, zoals zwart-wit als standaard of een aparte lade voor briefpapier.
- Firmware en beveiliging: werk de printers bij, zet het standaard beheerderswachtwoord om en schakel overbodige diensten uit. Printers worden vaak vergeten bij updates; zie ook ons artikel over firmware bijwerken.
- Proefgroep: laat eerst een paar collega’s een week via de nieuwe route printen voordat het hele kantoor overgaat.
- Uitrollen en opruimen: zet de printers via Intune op alle laptops en verwijder daarna de oude serverprinters, zodat medewerkers niet per ongeluk de oude printer blijven kiezen.
- Scannen niet vergeten: een multifunctional die naar een map op de server scant, moet ook om. Lees daarvoor ons artikel over scannen naar e-mail met Microsoft 365.
Hoe Floor ICT dit regelt
Floor ICT inventariseert alle printers en scanners, kijkt welke geschikt zijn voor Universal Print en adviseert per locatie of Universal Print of rechtstreeks printen via Intune het beste past. We werken de printers bij, richten de printers en rechten centraal in, testen met een proefgroep en rollen daarna uit naar iedereen. Pas als printen en scannen aantoonbaar werken zonder de oude server, zetten we de printserver uit. Zo kan de server echt weg en merken medewerkers vooral dat printen thuis en op kantoor op dezelfde manier werkt.