Waarom die laatste server vaak weg kan
Een lokale domeincontroller was jarenlang het hart van het kantoornetwerk: hij regelde wie zich mocht aanmelden, welke instellingen een pc kreeg en welke gedeelde mappen iemand zag. Nu mail, agenda en bestanden in Microsoft 365 staan, doet de server vaak alleen nog dat aanmelden. Ondertussen kost hij wel geld en aandacht: updates, back-ups, stroom, een plek in de meterkast en op termijn een vervanger.
Daar komt bij dat oudere Windows Server-versies uit de ondersteuning raken. Windows Server 2012 en 2012 R2 krijgen al sinds oktober 2023 geen beveiligingsupdates meer, en voor Windows Server 2016 stopt de uitgebreide ondersteuning in januari 2027. Staat er zo’n server, dan moet u toch een keuze maken: vervangen of uitfaseren.
Wat Microsoft Entra ID en Intune overnemen
Microsoft Entra ID is de gebruikersdatabase achter Microsoft 365. Een Windows-laptop kan daar rechtstreeks aan gekoppeld worden: medewerkers melden zich aan met hun Microsoft 365-account, eventueel met Windows Hello via gezichtsherkenning, vingerafdruk of pincode. Intune neemt de rol van groepsbeleid over: het zet instellingen, installeert apps, regelt updates en versleutelt de schijf met BitLocker. Met apparaatnaleving en voorwaardelijke toegang bepaalt u daarna dat alleen beheerde, bijgewerkte laptops bij de bedrijfsgegevens kunnen.
Voor automatische inschrijving in Intune en voorwaardelijke toegang vraagt Microsoft een Entra ID P1-licentie en een Intune-licentie. Beide zitten in Microsoft 365 Business Premium.
Eerst inventariseren: wat hangt er nog aan de server?
Het grootste risico zit niet in de overstap zelf, maar in iets wat u vergeet. Loop daarom vooraf deze punten na:
- Gedeelde mappen. Staan er nog bestanden op de server? Die verhuizen eerst naar SharePoint of OneDrive. Lees hoe u een fileserver naar SharePoint migreert.
- Groepsbeleid. Welke instellingen worden nu via de server uitgerold, zoals schermvergrendeling, gekoppelde netwerkschijven of browserinstellingen? Bepaal welke u in Intune opnieuw nodig hebt en welke weg kunnen.
- Printers en scanners. Printers die via de server gedeeld worden, moeten anders worden aangeboden, rechtstreeks of via een clouddienst zoals Universal Print. Ook scannen naar e-mail verdient een check.
- Wifi en VPN. Meldt het wifi-netwerk of de VPN zich aan via de server? Dan is een andere manier van aanmelden nodig voordat de server uitgaat.
- Bedrijfssoftware. Oudere boekhoud-, planning- of branchesoftware draait soms met een database op dezelfde server, of verwacht een aanmelding op het domein. Vraag de leverancier naar een cloudversie of een andere plek om de software te draaien.
- Overige rollen. DNS, DHCP, back-upsoftware, een toegangscontrolesysteem of camera’s: alles wat op de server draait, moet een nieuwe plek krijgen of bewust stoppen.
Zo verloopt de overstap
- Richt Intune in. Zet de instellingen, apps, updates en beveiliging klaar die nu via groepsbeleid en handwerk worden geregeld. Test ze op één laptop.
- Richt laptops opnieuw in als Entra-gekoppeld apparaat. Een laptop die lid is van het lokale domein zet u niet met één klik om. Meestal wordt hij opnieuw ingericht, liefst met Windows Autopilot. Staan laptops toch op de lijst om te vervangen, combineer het dan met de vervanging.
- Werk per groep. Begin met een paar enthousiaste collega’s, daarna afdeling voor afdeling. Zorg dat bestanden in OneDrive staan voordat een laptop opnieuw wordt ingericht.
- Stop de synchronisatie. Synchroniseert Entra Connect de gebruikers nog vanaf de server, dan zet u die synchronisatie pas uit als alle laptops over zijn. De accounts worden dan gewone cloudaccounts, die u voortaan in Microsoft 365 beheert.
- Zet de server uit, maar ruim hem nog niet op. Laat hem een paar weken uit staan. Meldt zich niemand met een probleem, dan maakt u een laatste back-up, wist u de schijven veilig en voert u hem af.
Waar u op moet letten
Medewerkers zijn na de overstap lokaal geen beheerder meer op hun laptop als u dat goed inricht, en dat is ook de bedoeling. Lees waarom lokale beheerdersrechten beter weg kunnen. Zorg verder dat MFA voor iedereen aanstaat voordat de cloudaccount de enige sleutel tot de laptop wordt. En vergeet de back-up niet: als de server weg is, moeten mail en bestanden in Microsoft 365 een eigen back-up hebben.
Is er software die echt niet zonder lokaal domein kan, dan hoeft dat de hele overstap niet tegen te houden. Soms is een kleine server of een gehoste omgeving voor alleen die software de beste tussenstap, terwijl de laptops al wel in de cloud worden beheerd.
Hoe Floor ICT dit aanpakt
Floor ICT begint met een inventarisatie van de server: welke rollen, mappen, printers, koppelingen en software er nog van afhangen. Daarna maken we een plan per afdeling, richten we Intune in en testen we de instellingen met een paar medewerkers. Laptops richten we opnieuw in met Windows Autopilot, buiten werktijd of op een moment dat het uitkomt. Pas als alles werkt, stoppen we de synchronisatie en zetten we de server uit. In ons beheer houden we daarna de laptops, updates en beveiliging vanuit Microsoft 365 bij.