Waarom wachten tot hij kapotgaat duur is
Een laptop die plotseling uitvalt, valt altijd op een slecht moment uit. De medewerker kan niet werken, er moet snel iets gekocht worden en het inrichten gebeurt onder tijdsdruk. Juist dan worden stappen overgeslagen: geen versleuteling, geen beheer, of een lokaal account omdat het snel moest. Wie vervangt volgens een plan, kiest zelf het moment, kan apparaten in één keer goed inrichten en voorkomt dat oude laptops ongemerkt achterblijven met bedrijfsgegevens erop.
Hoe lang gaat een zakelijke laptop mee?
Er is geen vaste houdbaarheidsdatum, maar voor de meeste kantoorlaptops is vier tot vijf jaar een redelijke vuistregel. Een laptop die veel reist of zwaar werk doet, gaat vaak korter mee. Kijk niet alleen naar de leeftijd, maar ook naar deze signalen:
- Geen beveiligingsupdates meer: een apparaat dat geen updates meer krijgt, is een open deur. Lees ook wat u doet met pc’s die geen Windows 11 kunnen draaien.
- Geen ondersteuning voor moderne beveiliging: denk aan een TPM-chip voor BitLocker of de eisen die u stelt via apparaatnaleving.
- Steeds vaker storingen: een accu die het na een uur opgeeft, een laptop die vastloopt tijdens Teams-gesprekken, of een rij tickets voor hetzelfde apparaat.
- Garantie verlopen: een reparatie buiten de garantie kost al snel een flink deel van een nieuwe laptop.
Begin met een overzicht
U kunt alleen plannen wat u kent. Leg per apparaat vast: wie hem gebruikt, het merk en model, de aankoopdatum, het serienummer en tot wanneer de garantie loopt. Een beheertool kan veel daarvan automatisch bijhouden, maar ook een eenvoudige lijst is al een grote stap. Met dat overzicht ziet u in één oogopslag welke laptops dit jaar en volgend jaar aan de beurt zijn.
Spreid de vervanging en reserveer een vast bedrag
Koopt u alle laptops in hetzelfde jaar, dan moet u ze ook allemaal in hetzelfde jaar vervangen. Dat is een flinke uitgave en een drukke periode. Beter is het om elk jaar een deel van het team te vervangen, bijvoorbeeld een kwart bij een levensduur van vier jaar. Zo wordt het een voorspelbare post in de begroting. Bespreek met uw boekhouder hoe u de aanschaf afschrijft, en kies bij voorkeur zakelijke modellen met een langere garantie in plaats van consumentenlaptops uit de aanbieding.
Zo verloopt een rustige vervanging
- Bestanden staan al in de cloud: zorg dat werkbestanden in OneDrive, SharePoint of Teams staan en niet alleen op het bureaublad. Dan hoeft er bij de overstap niets gekopieerd te worden.
- Nieuwe laptop centraal inrichten: met Microsoft Intune en Windows Autopilot kan een nieuwe laptop zichzelf inrichten zodra de medewerker inlogt, met dezelfde instellingen, software en beveiliging als de rest.
- Controleren voor de overdracht: versleuteling staat aan, updates zijn binnen, de gebruiker heeft geen beheerdersrechten en kan bij mail en bestanden.
- Oude laptop afmelden: verwijder het apparaat uit het beheer en uit Microsoft 365, zodat er geen vergeten apparaat met toegang blijft bestaan.
De oude laptop: wissen, niet in een la leggen
Een afgeschreven laptop bevat vaak nog mail, bestanden en opgeslagen wachtwoorden. Laat hem daarom aantoonbaar wissen voordat hij wordt verkocht, weggegeven of gerecycled, bijvoorbeeld door hem via Intune terug te zetten of de schijf te laten vernietigen. Noteer welk apparaat wanneer is gewist. Geeft u een laptop mee aan een vertrekkende medewerker, regel dat dan als onderdeel van de uitdienst-checklist. En raakt een laptop tussendoor kwijt, dan helpt het overzicht ook bij wat u in het eerste uur regelt.
Wat Floor ICT doet
In elk pakket van Floor ICT houden we monitoring en inventaris bij, zodat u ziet welke werkplekken er zijn, hoe oud ze zijn en welke steeds vaker problemen geven. Op basis daarvan geven we aan welke laptops aan vervanging toe zijn en helpen we met de keuze. Vanaf Advanced regelen we ook on- en offboarding, inclusief het inrichten van nieuwe laptops en het afmelden van oude. U beslist zelf welke modellen u koopt, bij wie, en hoeveel u per jaar vervangt.