Waarom handmatig installeren misgaat
Wie software per laptop installeert, krijgt na een paar jaar overal een andere situatie. Niemand weet precies welke versie waar staat, nieuwe medewerkers wachten op hun programma’s en oude, onveilige versies blijven jarenlang staan. Bovendien vraagt installeren om beheerdersrechten. In veel bedrijven hebben medewerkers die daarom gewoon gekregen, met alle risico’s van dien. In ons artikel over lokale beheerdersrechten leest u waarom dat gevaarlijk is.
Met Intune draait het om. U bepaalt centraal welke software er mag en moet zijn, en Intune installeert die met systeemrechten op de achtergrond. De medewerker hoeft zelf geen beheerder te zijn.
Welke software kunt u uitrollen?
Intune kan de Microsoft 365-apps zoals Word, Excel, Outlook en Teams direct uitrollen, met een vast updatekanaal. Veel bekende programma’s staan in de Microsoft Store en voegt u met een paar klikken toe; die worden daarna automatisch bijgewerkt. Voor andere Windows-software, zoals een boekhoudkoppeling, een pdf-editor of een printerdriver, verpakt u het installatiebestand als Win32-app. Daarbij legt u vast hoe het programma stil wordt geïnstalleerd, hoe Intune controleert of het er al staat en hoe het weer wordt verwijderd.
Begin met een korte lijst: welke software gebruikt iedereen, welke alleen een afdeling, en wat gebruikt eigenlijk niemand meer? Die opruimslag levert vaak ook licenties op die u kunt opzeggen, net als bij ongebruikte Microsoft 365-licenties.
Vereist of beschikbaar: twee soorten toewijzing
Bij elke app kiest u hoe hij bij een groep terechtkomt. Vereist betekent dat de app automatisch wordt geïnstalleerd op de apparaten of bij de gebruikers in die groep. Dat gebruikt u voor de basis: de Microsoft 365-apps, de browser, de beveiligingssoftware en de printerdriver. In combinatie met Windows Autopilot staat die basis er al op als een nieuwe laptop voor het eerst wordt aangezet.
Beschikbaar betekent dat de app klaarstaat in de Bedrijfsportal, maar alleen wordt geïnstalleerd als de medewerker daarom vraagt. Dat is handig voor software die een paar mensen nodig hebben, zoals een tekenprogramma of een tool voor de administratie. Met een derde soort toewijzing, Verwijderen, haalt u software juist weg, bijvoorbeeld een programma dat u niet meer wilt toestaan.
De Bedrijfsportal: een eigen appwinkel voor uw bedrijf
De Bedrijfsportal is de app en website waarin medewerkers de software zien die voor hen beschikbaar is. Ze zoeken een programma, klikken op Installeren en Intune doet de rest, zonder wachtwoord van een beheerder. Zo hoeven medewerkers geen software meer van internet te halen, en weet u zeker dat iedereen de goedgekeurde versie gebruikt. Geef apps een duidelijke naam, een korte omschrijving en een logo, en zet de meest gebruikte apps vooraan.
Wil een medewerker iets wat er niet in staat? Spreek af dat zo’n verzoek naar de IT-partner gaat. Die beoordeelt het programma, voegt het toe als het in orde is, en dan staat het voortaan voor iedereen in de Bedrijfsportal. Hetzelfde principe geldt voor browserextensies.
Updates en verwijderen niet vergeten
Uitrollen is de helft van het werk. Apps uit de Microsoft Store en de Microsoft 365-apps worden automatisch bijgewerkt. Voor Win32-apps voegt u een nieuwe versie toe en geeft u aan dat die de oude vervangt; Intune werkt de bestaande installaties dan bij. Neem dat op in uw patchbeheer, want verouderde software is een veelgebruikte ingang voor aanvallers. Controleer in Intune geregeld of installaties gelukt zijn; mislukte installaties ziet u per apparaat terug.
Vertrekt een medewerker of wisselt iemand van functie, dan past u alleen de groep aan. Software die aan die groep hing, kan dan automatisch worden verwijderd, en licenties van betaalde programma’s komen vrij.
Hoe Floor ICT dit regelt
Floor ICT inventariseert met u welke software er nu op de laptops staat en maakt daar een lijst van: standaard voor iedereen, per afdeling en op aanvraag. We voegen de programma’s toe aan Intune, verpakken de software die niet in de Store staat, en richten groepen, toewijzingen en de Bedrijfsportal in. Daarna houden we de versies bij, behandelen we nieuwe softwareverzoeken en controleren we of installaties lukken. Zo heeft een nieuwe collega op dag één alles wat nodig is, zonder dat iemand beheerdersrechten nodig heeft.