Waar het geld meestal weglekt
Bij een licentiecheck in een kleine organisatie komen bijna altijd dezelfde dingen naar boven:
- Licenties van oud-medewerkers: het account is uitgezet of het wachtwoord gewijzigd, maar de licentie staat er nog op en wordt gewoon gefactureerd.
- Ongebruikte vrije licenties: er zijn ooit tien licenties gekocht voor acht mensen, of er is iemand vertrokken zonder dat het aantal is verlaagd.
- Te zware pakketten: iedereen heeft Business Premium, terwijl een deel van de collega’s alleen mailt en in de browser werkt. Lees meer over de verschillen in welke Microsoft 365-licentie het MKB kiest.
- Dubbele abonnementen: een losse Exchange-, Teams- of Visio-licentie naast een bundel waar dat al in zit, of een proefabonnement dat ongemerkt betaald is geworden.
- Licenties op functie-accounts: een volledige licentie voor info@ of facturen@, terwijl een gedeelde mailbox geen licentie nodig heeft zolang die onder de opslaggrens blijft en niemand er direct op inlogt.
Stap 1: zie wat u hebt en wat u betaalt
In het Microsoft 365-beheercentrum ziet u onder Facturering welke abonnementen u hebt, hoeveel licenties daarin zitten en hoeveel er zijn toegewezen. Het verschil tussen gekocht en toegewezen is vaak de eerste besparing. Werkt u via een IT-partner of distributeur, dan staan de abonnementen soms niet bij Microsoft zelf op de factuur maar bij die partij. Vraag dan om een overzicht per abonnement en per aantal, zodat u het kunt vergelijken met het beheercentrum.
Stap 2: kijk wie de licenties echt gebruikt
Onder Rapporten en Gebruik ziet u per gebruiker wanneer die voor het laatst actief was in mail, OneDrive, SharePoint en Teams. Een account dat al maanden niets doet, is een kandidaat om op te ruimen. Dat is niet alleen goedkoper, maar ook veiliger: vergeten accounts zijn een bekende ingang voor aanvallers. Lees in inactieve Microsoft 365-accounts wanneer u een account uitzet en wat u eerst controleert.
Stap 3: ruim op zonder gegevens kwijt te raken
Haal een licentie niet zomaar weg bij een oud-medewerker. Als de licentie verdwijnt, worden mailbox en OneDrive na een bewaartermijn verwijderd. Regel daarom eerst wat er met de gegevens moet gebeuren:
- Mail: zet de mailbox om naar een gedeelde mailbox en geef een collega toegang. Dan blijft de mail bereikbaar zonder licentie, zolang de mailbox onder de opslaggrens blijft.
- OneDrive: laat een collega of leidinggevende de bestanden die nog nodig zijn verplaatsen naar een SharePoint-site van het team.
- Bewaarplicht: moet u gegevens langer bewaren, regel dat dan met bewaarbeleid of een back-up voordat de licentie weggaat.
Maak dit vast onderdeel van uw uitdienstprocedure, zoals beschreven in de IT-checklist voor in- en uitdienst. Dan hoeft u achteraf niet te zoeken.
Stap 4: stem het pakket af en let op de looptijd
Bekijk per groep collega’s welk pakket past. Wie de bureau-apps van Office niet gebruikt, heeft genoeg aan een lichter pakket; wie gevoelige gegevens op een laptop heeft, heeft juist de extra beveiliging van een zwaarder pakket nodig. Bezuinig dus niet blind op beveiliging. Let bij het verlagen op de looptijd van uw abonnement: bij een jaarabonnement kunt u het aantal licenties doorgaans alleen kort na aankoop of bij verlenging verlagen, terwijl een maandabonnement flexibeler maar per licentie vaak duurder is. Zet de verlengdatum in de agenda, zodat u een maand vooraf kunt bijsturen.
Hoe vaak u dit doet
Een korte check bij elke in- en uitdienst voorkomt de meeste lekken. Doe daarnaast twee keer per jaar een volledige ronde, en zeker vóór de verlengdatum van een jaarabonnement. Leg vast wie mag beslissen over nieuwe licenties en abonnementen, zodat er niet ongemerkt iets bijkomt.
Hoe Floor ICT dit aanpakt
Floor ICT neemt de licentiecheck mee in het vaste beheer. Bij elke uitdienst zetten we de mailbox om, borgen we de bestanden en halen we de licentie weg. Periodiek vergelijken we gekochte en toegewezen licenties met het werkelijke gebruik, signaleren we dubbele abonnementen en adviseren we per groep collega’s welk pakket past, zonder dat de beveiliging erop achteruitgaat. Vóór de verlengdatum krijgt u een kort overzicht met wat er omlaag kan.