Waarom vergaderen met externen een eigen aanpak vraagt
Bij een overleg met alleen collega’s is het weinig spannend wie er binnenkomt of wie zijn scherm deelt. Met klanten, leveranciers, sollicitanten of adviseurs ligt dat anders. Een vergaderlink in Teams is niet persoonlijk: wie de link heeft, kan proberen deel te nemen, ook als de uitnodiging is doorgestuurd. Daarnaast bepalen de standaardinstellingen vaak dat veel deelnemers kunnen presenteren en dat opnames lang blijven bestaan. Dat is geen lek op zich, maar wel iets wat u bewust wilt regelen.
Twee niveaus: beheercentrum en vergaderopties
In Teams worden vergaderingen op twee plekken ingesteld. In het Teams-beheercentrum legt de beheerder via vergaderbeleid de standaard vast voor de hele organisatie of voor groepen medewerkers. Daarnaast kan de organisator van een vergadering via de vergaderopties per vergadering afwijken, binnen wat het beleid toestaat. Een goede opzet combineert een veilige standaard met de vrijheid om bij een specifiek gesprek iets ruimer of strenger in te stellen.
De wachtruimte: wie mag direct binnen?
Met de instelling voor het overslaan van de wachtruimte (lobby) bepaalt u wie direct in de vergadering komt en wie eerst moet worden toegelaten. De keuzes lopen van alleen de organisator en mede-organisatoren tot iedereen. Voor de meeste MKB-bedrijven werkt het goed als mensen uit de eigen organisatie, en eventueel uitgenodigde personen, direct binnenkomen, en alle anderen in de wachtruimte wachten. De organisator of een mede-organisator ziet dan wie er wacht en laat die persoon bewust toe.
Let ook op deelnemers die inbellen via een telefoonnummer, als u inbellen gebruikt. U kunt instellen of zij de wachtruimte mogen overslaan. En vraag u af of anonieme deelnemers, mensen die niet zijn aangemeld met een Microsoft- of Teams-account, aan uw vergaderingen mogen deelnemen. Voor klantgesprekken is dat vaak wel nodig, maar dan is de wachtruimte voor hen extra belangrijk.
Wie mag presenteren?
Een presentator kan zijn scherm delen, deelnemers dempen en soms anderen uit de vergadering verwijderen. Geeft u iedereen presentatierechten, dan kan elke externe deelnemer ook zijn scherm delen, bedoeld of per ongeluk. Een veilige standaard is dat alleen de organisator, mede-organisatoren en mensen uit uw eigen organisatie kunnen presenteren. Moet een leverancier een demo geven, dan maakt de organisator hem tijdens de vergadering presentator. Bij grote sessies, zoals een klantwebinar, kunt u ook microfoons en camera’s van deelnemers uitzetten en de chat beperken.
Opnames en transcripties: alleen als het nodig is
Een opname of transcriptie van een vergadering bevat vaak persoonsgegevens en zakelijke informatie. Opnemen is daarom een bewuste keuze, geen gewoonte. Teams toont deelnemers een melding zodra een opname of transcriptie start, maar meld het ook vooraf in de uitnodiging of aan het begin van het gesprek. Leg vast wie mag opnemen: in het vergaderbeleid kunt u opnemen en transcriberen voor de hele organisatie of voor bepaalde groepen aan- of uitzetten.
Opnames van gewone vergaderingen komen terecht in de OneDrive van degene die de opname startte; opnames van kanaalvergaderingen in de SharePoint-site van het team. Stel in het beleid een vervaltermijn in, zodat oude opnames automatisch verlopen in plaats van jarenlang te blijven staan. Moet u bepaalde opnames langer bewaren, regel dat dan via bewaarbeleid en niet door alles onbeperkt te laten staan. Let er bij uitdiensttreding op dat opnames in een persoonlijke OneDrive niet ongemerkt verdwijnen of juist bij de verkeerde persoon terechtkomen.
Gevoelige gesprekken: extra opties
Voor gesprekken over bijvoorbeeld een overname, een arbeidsconflict of medische gegevens kunt u per vergadering strenger instellen: alleen de organisator laat mensen toe, opnemen staat uit en alleen de organisator presenteert. Met Teams Premium zijn er aanvullende mogelijkheden, zoals watermerken op gedeelde inhoud en vergadersjablonen en -labels die instellingen automatisch toepassen. Voor de meeste MKB-bedrijven zijn de standaardopties met een goed vergaderbeleid al voldoende. Gebruikt u gevoeligheidslabels, dan kunt u bekijken of die ook voor vergaderingen zinvol zijn.
Vergaderen, chatten en samenwerken met externen
Deelnemen aan een vergadering is iets anders dan chatten met externen of samenwerken in een team. Chat met andere organisaties regelt u via externe toegang; zie ons artikel over externe chat in Teams. Werkt u langdurig samen in een team, dan krijgt de externe partij een gastaccount. Houd deze drie onderwerpen apart, dan blijft duidelijk wat een externe wel en niet kan.
Hoe Floor ICT dit regelt
Floor ICT bekijkt met u hoe uw organisatie met externen vergadert: klantgesprekken, sollicitaties, leveranciersoverleg of webinars. Op basis daarvan stellen we in het Teams-beheercentrum een vergaderbeleid in voor de wachtruimte, presentatierechten, anonieme deelnemers, opnames, transcripties en de vervaltermijn van opnames. Medewerkers krijgen een korte uitleg over de vergaderopties, zodat ze een gevoelig gesprek zelf strenger kunnen instellen. Als onderdeel van onze beheerdienst controleren we de instellingen periodiek en passen we ze aan als Microsoft nieuwe opties toevoegt.