Medewerkers die zelf licenties kopen: zo houdt het MKB grip op proefversies en aankopen in Microsoft 365

Wat self-service purchase is

Bij een aantal Microsoft-producten, zoals Power BI, Power Apps, Power Automate, Visio en Project, kan een medewerker met een werkaccount zelf een proefversie starten of een abonnement kopen. De medewerker betaalt dan met een eigen betaalmiddel en wordt zelf eigenaar van dat abonnement. Een betaald abonnement verlengt automatisch. Sommige proefversies vragen bij het starten al om een betaalmiddel en gaan na de proefperiode automatisch over in een betaalde versie.

Microsoft past op zulke aankopen hetzelfde gegevensbeheer en dezelfde toegangsregels toe als op centraal gekochte licenties. De gegevens blijven dus in uw eigen Microsoft 365-omgeving. Het probleem zit vooral in overzicht en kosten: IT weet niet wat er loopt, de factuur komt bij de medewerker en niet bij de administratie, en bij vertrek van die medewerker is onduidelijk wat er met het abonnement moet gebeuren.

Waarom het MKB hier afspraken over maakt

• Kosten buiten beeld: losse abonnementen staan niet op de Microsoft-factuur van het bedrijf en worden dus makkelijk vergeten of dubbel betaald naast licenties die u al heeft.
• Geen beheer over licenties: als beheerder kunt u licenties uit zo’n zelf gekocht abonnement niet toewijzen of intrekken, tenzij u het abonnement eerst overneemt.
• Losse eindjes bij vertrek: vertrekt de koper, dan kan er een abonnement blijven doorlopen waar collega’s van afhankelijk zijn geworden.
• Nieuwe producten staan standaard open: komt Microsoft met een nieuw product dat zelf te kopen is, dan staat dat op ‘toestaan’ totdat u het zelf uitzet.

Eerst kijken wat er al loopt

Ga in het Microsoft 365-beheercentrum naar Facturering > Uw producten. Op het tabblad met proefversies en via het filter ‘Self-service’ op het tabblad Producten ziet u per abonnement de productnaam, wie het kocht, het aantal licenties, de verloopdatum, de prijs en aan wie het is toegewezen. U kunt de lijst met gebruikers ook exporteren. Zo weet u welke tools al in gebruik zijn voordat u iets dichtzet.

Per product kiezen wat mag

Een globale beheerder regelt dit onder Instellingen > Organisatie-instellingen, tabblad Services, bij Self-service trials and purchases. Daar staat per product de huidige instelling, met drie keuzes:

• Toestaan: medewerkers mogen zelf een proefversie starten en kopen.
• Alleen proefversies: uitproberen mag, kopen niet. Wil iemand verder, dan loopt de aankoop via de vaste route.
• Niet toestaan: geen proefversies en geen aankopen voor dat product.

Twee dingen om te weten. Er is geen enkele schakelaar die alles in één keer uitzet: u stelt het per product in. Hetzelfde kan ook met de PowerShell-module MSCommerce, wat handig is om alle producten in één keer na te lopen. En een wijziging kan tot 72 uur nodig hebben voordat die overal actief is.

Een werkbare middenweg

Alles hard dichtzetten leidt vaak tot frustratie of tot tools buiten Microsoft om. Een praktische aanpak voor het MKB:

• Zet de meeste producten op alleen proefversies, zodat medewerkers iets kunnen uitproberen zonder dat er een betaald abonnement ontstaat.
• Zet producten waar u bewust nog niet aan wilt, bijvoorbeeld vanwege gegevensgebruik of kosten, op niet toestaan. Denk aan AI-tools waar u eerst afspraken over wilt maken, zoals beschreven in ons artikel over shadow AI op het werk.
• Spreek één aanvraagroute af: wie een licentie nodig heeft, meldt dat bij de vaste contactpersoon of IT-partner, die het centraal koopt en toewijst.
• Controleer een paar keer per jaar of Microsoft nieuwe producten heeft toegevoegd, want die staan standaard open. Neem dit mee in de periodieke check op ongebruikte licenties.

Bestaande losse aankopen opruimen

Voor een abonnement dat een medewerker zelf kocht, kiest u in Facturering > Uw producten voor Take control of this subscription. Daarna heeft u twee opties:

• Gebruikers verplaatsen: u zet de gebruikers over naar een centraal gekocht abonnement. Daarvoor moet u per gebruiker een vrije licentie hebben. Het oude abonnement wordt daarna automatisch opgezegd en de koper krijgt daar een e-mail over.
• Opzeggen: het abonnement stopt en de gebruikers verliezen toegang tot het product. Doe dit alleen als zeker is dat niemand het nog nodig heeft.

Neem zelf gekochte abonnementen ook op in uw in- en uitdienstchecklist, zodat bij vertrek duidelijk is wat er doorloopt.

Hoe Floor ICT dit aanpakt

Floor ICT brengt eerst in kaart welke proefversies en losse aankopen er in uw omgeving lopen en wie ze gebruikt. Daarna spreken we met u af welke producten medewerkers mogen uitproberen, welke dicht gaan en hoe een licentieaanvraag voortaan loopt. We stellen het beleid per product in, zetten lopende abonnementen over naar centrale licenties waar dat nodig is en controleren periodiek of er nieuwe producten zijn bijgekomen. Zo houdt u overzicht over licenties en kosten zonder dat medewerkers voor elke kleine proef op IT moeten wachten.