Waarom een afwezigheidsmelding er toe doet
Een klant die een vraag mailt en niets terughoort, belt na een paar dagen geïrriteerd op of haakt af. Een leverancier wacht op een akkoord dat nooit komt. Een automatisch antwoord lost dat op: de afzender weet meteen dat de collega er niet is en bij wie hij wel terecht kan.
Bij een geplande afwezigheid gaat dat meestal goed. Het probleem zit bij onverwachte afwezigheid. Dan heeft niemand de melding aangezet, en is het verleidelijk om even met het wachtwoord van de medewerker in te loggen. Dat is niet nodig en ook niet verstandig.
Zelf instellen in Outlook
Een medewerker zet automatische antwoorden aan in Outlook. In de klassieke Outlook voor Windows staat dat onder Bestand, Automatische antwoorden. In de nieuwe Outlook en Outlook op het web staat het bij de instellingen onder Account, Automatische antwoorden. Daar kiest de medewerker:
- Een periode. Met een begin- en einddatum gaat de melding vanzelf aan en weer uit. Dan blijft hij niet weken na de vakantie nog staan.
- Een tekst voor binnen de organisatie. Voor collega's mag die wat uitgebreider zijn, bijvoorbeeld met wie de taken overneemt.
- Een tekst voor buiten de organisatie. Die kunt u alleen naar uw contactpersonen laten gaan, of naar iedereen die mailt.
Instellen voor een collega die het zelf niet kan
Is een medewerker ziek of uit dienst, dan kan een beheerder de automatische antwoorden voor die mailbox instellen. In het Microsoft 365-beheercentrum gaat dat via Gebruikers, Actieve gebruikers, de betreffende gebruiker, tabblad E-mail en dan Automatische antwoorden. Het kan ook in het Exchange-beheercentrum bij de mailbox, of met PowerShell. U kiest dezelfde opties als in Outlook: een periode, een interne tekst en een externe tekst.
Zo hoeft niemand in te loggen met het wachtwoord van een ander. Dat houdt het veilig én netjes: in het auditlogboek ziet u wie wat heeft gedaan, en de privacy van de afwezige medewerker blijft beter beschermd.
Gaat een medewerker uit dienst, dan zet u de automatische antwoorden meestal aan op de mailbox die u omzet naar een gedeelde mailbox. Zo blijft de mail leesbaar voor een collega, hoeft u geen licentie meer te betalen en krijgt de afzender een bericht met het nieuwe aanspreekpunt. Neem dit op in uw checklist voor in- en uitdienst.
Let op wat u in het externe bericht zet
Een automatisch antwoord gaat ook naar onbekende afzenders, en dus ook naar oplichters. Die gebruiken zo'n bericht graag. Weten ze dat de directeur twee weken weg is en wie hem vervangt, dan is een nep-betaalverzoek snel geschreven. Lees meer over factuurfraude. Houd daarom deze regels aan:
- Kort en zakelijk. "Ik ben afwezig tot en met maandag 16 november" is genoeg. Waarom iemand weg is, hoort er niet in.
- Verwijs naar een algemeen adres of telefoonnummer, zoals info@ of het nummer van de receptie, in plaats van naar een privénummer of een lijst met namen en functies.
- Bij langdurige afwezigheid of vertrek: verwijs naar het nieuwe aanspreekpunt en zet geen einddatum die de afzender niets zegt.
- Zet de melding ook weer uit. Gebruik bij voorkeur een einddatum, zodat hij niet blijft staan.
Automatisch antwoord of doorsturen?
Soms wil een manager dat de mail van een afwezige collega naar iemand anders gaat. Doorsturen naar een extern adres, zoals een privé-mailadres, is geen goed idee: daarmee gaat bedrijfsmail buiten uw omgeving. Lees waarom in ons artikel over automatisch doorsturen. Beter is het om een collega toegang te geven tot de mailbox en daarnaast een automatisch antwoord met het nieuwe aanspreekpunt te zetten.
Hoe Floor ICT dit aanpakt
Floor ICT stelt automatische antwoorden in voor medewerkers die dat zelf niet kunnen, op verzoek van een leidinggevende en zonder in te loggen als die medewerker. We spreken met u af wie zo'n verzoek mag doen, welke standaardtekst u gebruikt voor ziekte en vertrek, en wie toegang krijgt tot de mailbox. Bij uitdiensttreding nemen we het mee in de vaste stappen: mailbox omzetten, toegang regelen, automatisch antwoord aan en licentie vrijgeven. Zo blijft niemand onbeantwoord, ook als een collega er onverwacht niet is.