Waarom agenda-machtigingen uit de hand lopen
In Outlook kan elke medewerker zelf zijn agenda delen met een collega. Dat is handig, maar niemand houdt bij wie welk recht heeft. Een assistent krijgt voor het gemak volledige toegang tot een mailbox. Een collega die tijdelijk afspraken overnam, houdt zijn bewerkrechten. En wie vertrekt of van functie wisselt, staat vaak nog maanden als gemachtigde ingesteld. Het resultaat: te veel mensen kunnen te veel zien, terwijl het team voor de dagelijkse planning juist te weinig ziet.
Wat collega’s standaard van elkaar zien
Binnen een Microsoft 365-organisatie ziet iedereen standaard alleen beschikbaarheid: vrij, bezet, voorlopig of afwezig. Dat is genoeg om in Outlook of Teams met de planningsassistent een moment te vinden waarop iedereen kan. Onderwerp en locatie zijn dan niet zichtbaar. Voor de meeste medewerkers is dat de juiste standaard. Meer delen doet u gericht, per persoon of per team.
De machtigingsniveaus in Outlook
Bij het delen van een agenda kiest u in Outlook en Outlook op het web een niveau. De namen verschillen iets per versie van Outlook, maar het komt hierop neer:
- Kan zien wanneer ik bezet ben. Alleen vrij of bezet, net als de standaard.
- Kan titels en locaties zien. Handig voor een team dat wil weten wie bij welke klant zit.
- Kan alle details zien. Ook de omschrijving en de deelnemers van afspraken.
- Kan bewerken. De ander kan afspraken in uw agenda maken, wijzigen en verwijderen.
- Gemachtigde. Bewerken plus namens u uitnodigingen versturen en beantwoorden.
Kies het laagste niveau waarmee iemand zijn werk kan doen. Wie alleen wil weten of u op kantoor bent, heeft geen alle details nodig.
Een assistent als gemachtigde, niet met volledige toegang
Een officemanager of assistent die de agenda van een directeur beheert, maakt u gemachtigde voor die agenda. De gemachtigde kan afspraken plannen, uitnodigingen namens de directeur versturen en vergaderverzoeken accepteren of weigeren. U stelt in of vergaderverzoeken naar de gemachtigde gaan, naar beiden, of alleen naar de gemachtigde met een kopie voor de directeur. Uitnodigingen die de gemachtigde verstuurt, tonen dat ze namens de directeur zijn verzonden.
Volledige toegang tot de mailbox is iets anders: daarmee kan iemand alle mail lezen, ook van HR, de bank of de accountant. Voor agendabeheer is dat meestal niet nodig. Heeft iemand in de praktijk ook mail namens een afdeling nodig, gebruik dan een gedeelde mailbox in plaats van toegang tot een persoonlijke mailbox.
Privé-afspraken: handig, maar geen beveiliging
Een afspraak die u als privé markeert, tonen Outlook en Teams aan anderen alleen als bezet, zonder onderwerp of details. Ook een gemachtigde ziet privé-afspraken niet, tenzij u dat bij het instellen van de gemachtigde expliciet toestaat. Microsoft geeft zelf aan dat u niet op deze functie moet vertrouwen om gegevens echt af te schermen voor mensen die al rechten op uw agenda of mailbox hebben. Zet echt vertrouwelijke informatie, zoals details over een zieke medewerker of een overname, daarom niet in de omschrijving van een afspraak.
Teamplanning: een gezamenlijke agenda in plaats van elkaars agenda
Wil het team een overzicht van vakanties, diensten of beurzen, laat dan niet iedereen elkaars persoonlijke agenda openzetten. Gebruik een gezamenlijke agenda, bijvoorbeeld de agenda van een Microsoft 365-groep of van een gedeelde mailbox. Daar zet iedereen de afspraken voor het team in, en persoonlijke agenda’s blijven persoonlijk. Voor vergaderruimtes en gedeelde apparatuur zijn er aparte ruimtepostvakken.
Agenda’s delen met mensen buiten uw organisatie
Medewerkers kunnen hun agenda ook delen met mensen buiten de organisatie, en soms zelfs publiceren via een link waarmee iedereen die de link heeft de agenda kan bekijken. Wat mogelijk is, bepaalt het delingsbeleid in Exchange Online. Controleer dat beleid bewust: voor de meeste MKB-bedrijven is het delen van alleen beschikbaarheid met externen voldoende, en zijn agendalinks die op internet rondgaan niet gewenst.
Opruimen bij functiewissel en uitdiensttreding
Neem agenda-machtigingen op in uw in- en uitdienstchecklist. Wie van functie wisselt of vertrekt, moet als gemachtigde en uit gedeelde agenda’s worden verwijderd. Een beheerder kan in Exchange Online per mailbox opvragen wie welke rechten op de agenda heeft. Doe dat ook eens per jaar voor de agenda’s van directie en HR.
Hoe Floor ICT dit regelt
Floor ICT brengt in kaart wie nu welke rechten heeft op agenda’s en mailboxen, en bespreekt met u wat echt nodig is. We vervangen onnodige volledige toegang door gemachtigde- of agendarechten, zetten waar nodig een gezamenlijke teamagenda op en controleren het delingsbeleid voor externen. Medewerkers en assistenten krijgen een korte uitleg over gemachtigden en privé-afspraken. Als onderdeel van onze beheerdienst passen we de machtigingen aan bij in- en uitdienst en controleren we ze periodiek.