Waarom een gedeelde agenda niet werkt
Veel kantoren regelen vergaderruimtes met een gedeelde agenda, een Excel-lijst of een briefje op de deur. Dat gaat goed zolang niemand zich vergist. Een gedeelde agenda controleert namelijk niet of een tijdslot al bezet is: iedereen met schrijfrechten kan er overheen boeken. Bovendien ziet een collega in een uitnodiging niet of de ruimte echt vrij is, en verdwijnen afspraken van mensen die uit dienst gaan soms ongemerkt.
Een ruimtepostvak lost dat op. Het is een speciaal postvak in Exchange Online met een eigen agenda, dat zelf beslist of een boeking past.
Ruimtepostvakken en apparatuurpostvakken
Exchange Online kent twee soorten resourcepostvakken:
- Ruimtepostvak. Voor een vergaderruimte, spreekkamer of flexplek. U kunt er de capaciteit en locatie bij vastleggen, zodat medewerkers zien hoeveel mensen erin passen.
- Apparatuurpostvak. Voor alles wat geen ruimte is maar wel gedeeld wordt: een poolauto, een beamer, een laptop voor gasten of een meetinstrument.
Resourcepostvakken hebben geen eigen licentie nodig en niemand meldt zich er direct mee aan. U beheert ze in het Exchange-beheercentrum of het Microsoft 365-beheercentrum. Wilt u een scherm met Microsoft Teams Rooms in de ruimte, dan heeft dat apparaat wel een eigen Teams Rooms-licentie nodig; voor alleen boeken is dat niet nodig.
Boeken via Outlook en Teams
Een medewerker plant een vergadering zoals altijd en voegt de ruimte toe, via het veld voor locatie of via de ruimtezoeker in Outlook. Het ruimtepostvak controleert de agenda: is de ruimte vrij, dan komt er een acceptatie; is hij bezet, dan volgt een weigering met de reden. Zo ontstaat er geen dubbele boeking meer, ook niet als twee mensen tegelijk boeken.
Met een ruimtelijst, bijvoorbeeld ‘Kantoor Utrecht’ of ‘Eerste verdieping’, groepeert u ruimtes. In de ruimtezoeker ziet een medewerker dan direct welke ruimtes op het gekozen tijdstip vrij zijn.
Boekingsregels die u wilt instellen
Standaard accepteert een nieuw ruimtepostvak in Exchange Online boekingen automatisch als de ruimte vrij is. Stel daarnaast een paar regels in die bij uw kantoor passen:
- Maximale duur. Voorkom dat iemand de beste ruimte voor een hele week vastlegt.
- Hoe ver vooruit. Bepaal tot hoeveel dagen vooruit geboekt mag worden, zodat terugkerende vergaderingen niet de hele agenda voor het komende jaar opeisen.
- Goedkeuring. Voor de directiekamer of de poolauto kunt u een gemachtigde aanwijzen die aanvragen eerst goedkeurt.
- Wie mag boeken. Beperk een ruimte of auto desnoods tot een bepaalde groep medewerkers.
- Onderwerp en privacy. Standaard toont de ruimteagenda de naam van de organisator in plaats van het onderwerp. Laat dat zo als vergaderingen vertrouwelijk kunnen zijn, bijvoorbeeld een sollicitatie of een functioneringsgesprek.
Waar u op let bij de overstap
Zet bestaande reserveringen uit de oude gedeelde agenda of lijst over voordat u die afsluit, en laat terugkerende vergaderingen opnieuw boeken met de ruimte erbij. Geef ruimtes een duidelijke, herkenbare naam met de locatie erin, zodat niemand per ongeluk de verkeerde vestiging kiest. Leg vast wie een ruimte mag aanpassen of verwijderen; dat hoort bij uw IT-documentatie. En controleer bij het vertrek van een medewerker of er nog langlopende boekingen op zijn naam staan, zodat een ruimte niet maandenlang bezet lijkt.
Gebruikt u al een gedeelde mailbox voor een afdelingsagenda? Dat blijft prima voor agenda’s van mensen of teams. Voor ruimtes en spullen is een resourcepostvak de betere keuze, omdat alleen dat zelf dubbele boekingen tegenhoudt.
Hoe Floor ICT dit regelt
Floor ICT inventariseert welke ruimtes, auto’s en apparatuur u deelt en hoe er nu geboekt wordt. We maken de ruimte- en apparatuurpostvakken aan, met capaciteit, locatie en ruimtelijsten, en stellen de boekingsregels en goedkeuringen in die u wilt. Daarna zetten we bestaande reserveringen over en leggen we medewerkers in een korte instructie uit hoe ze een ruimte boeken in Outlook en Teams. Als onderdeel van onze beheerdienst passen we ruimtes en regels aan wanneer uw kantoor verandert.