Waarom één persoon een risico is
Afhankelijkheid van één persoon voelt pas als een probleem wanneer die persoon er niet is. Een collega die al jaren de IT “erbij doet”, heeft vaak niets opgeschreven, omdat hij of zij het toch weet. Een vorige leverancier heeft de gegevens in een eigen systeem en geeft die niet altijd vlot mee. Het gevolg ziet u bij een storing: de internetverbinding ligt eruit, maar niemand weet wie de provider is of wat het klantnummer is. Of een medewerker vertrekt en niemand weet welke accounts er nog op zijn of haar naam staan. Dat kost tijd, geld en soms ook de toegang tot uw eigen systemen.
Wat u in elk geval vastlegt
Het doel is niet een dik handboek, maar een overzicht waarmee iemand anders uw IT kan overnemen. Begin met deze onderdelen:
- Accounts en beheerrechten: wie is beheerder in Microsoft 365, wie heeft toegang tot de firewall, de NAS, de website en de boekhoudsoftware. Leg ook vast welke noodaccounts er zijn.
- Licenties en abonnementen: welke software u afneemt, bij wie, hoeveel licenties, wat het kost en wanneer het verlengt of opzegbaar is.
- Domeinnaam en DNS: bij welke registrar de domeinnaam staat en wie daar kan inloggen. Zie ook wie de sleutels van uw domeinnaam heeft.
- Netwerk en apparaten: internetverbinding en provider, router, firewall, switches, wifi, printers en de laptops met hun gebruikers.
- Back-ups: wat er wordt geback-upt, waar de kopieën staan, hoe lang ze bewaard blijven en hoe u iets terugzet.
- Leveranciers en contracten: contactpersonen, klantnummers, supportnummers en de afspraken over reactietijden.
Wachtwoorden horen niet in de documentatie zelf
Een veelgemaakte fout is een Word- of Excel-bestand met alle wachtwoorden erin, op een gedeelde schijf of in iemands mailbox. Dat is precies wat een aanvaller zoekt. Leg in de documentatie vast welke accounts er zijn en waar de gegevens staan, en bewaar de wachtwoorden zelf in een gedeelde kluis van een wachtwoordmanager. Zo kunt u per persoon toegang geven en weer intrekken, en ziet u wie wat heeft geopend.
Actueel houden is het echte werk
Documentatie die twee jaar oud is, helpt bij een storing nauwelijks. Spreek daarom af wie wijzigingen bijwerkt: bij een nieuwe medewerker, een nieuwe laptop, een extra licentie of een andere provider. Koppel dat aan vaste momenten, zoals uw checklist bij in- en uitdienst. Loop daarnaast twee keer per jaar het hele overzicht na. Controleer dan ook of uw IT-noodplan nog klopt met wat er werkelijk staat.
Bij een overstap van IT-partner
Op het moment dat u van IT-partner wisselt, merkt u hoe goed de documentatie is. Vraag de vorige partner om een volledige overdracht: alle beheergegevens, de netwerkconfiguratie en de lijst met abonnementen die via hen lopen. Leg in uw contract vast dat de documentatie van u is en bij vertrek wordt overgedragen. Haal daarna de toegang van de vorige partner weg, zoals beschreven in toegang van een oude IT-partner opruimen.
Hoe Floor ICT dit aanpakt
Bij de start brengt Floor ICT uw IT volledig in kaart: accounts, licenties, netwerk, apparaten, back-ups en leveranciers. We leggen dat vast in een beheerde documentatieomgeving en bewaren wachtwoorden apart in een beveiligde kluis. Bij elke wijziging werken we de documentatie bij, en twee keer per jaar lopen we die samen met u door. De gegevens blijven van u: als u ooit wilt overstappen, krijgt u een volledige overdracht mee. Zo hangt uw IT niet af van één persoon, ook niet van ons.