Waarom handtekeningen uit elkaar lopen
In Outlook maakt elke medewerker zijn eigen handtekening. Zo is het altijd gegaan, en daardoor loopt het uit elkaar. Iemand kopieert de handtekening van een collega en past de naam aan, maar vergeet het mobiele nummer. Bij een nieuw logo of een nieuw adres moet iedereen zelf iets aanpassen, en dat doet lang niet iedereen. Op de telefoon in de Outlook-app staat vaak een aparte, standaard handtekening. En nieuwe medewerkers beginnen zonder handtekening, tot iemand eraan denkt.
Dat is meer dan een cosmetisch probleem. Een klant belt een nummer dat niet meer bestaat. Een handtekening zonder bedrijfsgegevens oogt minder betrouwbaar. En als uw eigen mails er steeds anders uitzien, valt een nepmail die zich voordoet als uw bedrijf minder snel op.
Stap 1: zet de gegevens in Entra ID recht
Elke centrale aanpak haalt naam, functie, afdeling en telefoonnummers uit het gebruikersaccount in Microsoft Entra ID. Kloppen die gegevens niet, dan staat er straks bij iedereen keurig opgemaakt een verkeerd nummer onder. Controleer dus eerst per medewerker de weergavenaam, functie, afdeling, het vaste nummer en het mobiele nummer. Spreek af wie dat bijhoudt, bijvoorbeeld bij in- en uitdienst of bij een functiewijziging. Dan klopt ook het adresboek in Outlook en Teams.
Drie manieren om het centraal te regelen
- Een vaste handtekening in Outlook. U maakt één standaard en laat iedereen die overnemen. Recente versies van Outlook bewaren de handtekening in de mailbox, zodat hij meegaat naar andere computers en Outlook op het web. Het blijft wel handwerk per medewerker, en niemand controleert of de handtekening klopt.
- Een e-mailstroomregel in Exchange Online. Een regel voegt op de server een tekst toe onder elke uitgaande mail naar buiten. Met velden zoals de naam, functie en het telefoonnummer uit Entra ID krijgt iedereen automatisch zijn eigen gegevens. Dit werkt voor elke mail, ook vanaf de telefoon, en kost geen extra licentie.
- Een handtekeningtool die met Microsoft 365 koppelt. Gespecialiseerde tools van derden beheren handtekeningen centraal met een ontwerp per afdeling, logo, banners en vaak een voorbeeld in Outlook tijdens het typen. Dat kost een abonnement per gebruiker, maar geeft het meest nette resultaat.
De beperkingen van een e-mailstroomregel
Een e-mailstroomregel is snel ingericht, maar kent een paar nadelen. De handtekening wordt pas op de server toegevoegd. De medewerker ziet hem dus niet tijdens het schrijven en ook niet in Verzonden items. Bij een antwoord komt de handtekening onderaan het hele gesprek in plaats van direct onder het nieuwe bericht. Een uitzondering in de regel voorkomt wel dat hij bij elk antwoord opnieuw wordt toegevoegd. Een logo kan alleen als link naar een afbeelding op internet, en veel mailprogramma’s tonen zo’n afbeelding pas als de ontvanger daarvoor kiest. Is een veld zoals het mobiele nummer leeg, dan blijft er een lege regel of een los label staan. Houd de handtekening daarom eenvoudig als u deze route kiest.
Wat er in een goede handtekening staat
Houd het kort: naam, functie, bedrijfsnaam, één of twee telefoonnummers en de website. Veel bedrijven nemen ook het adres en het KvK-nummer op. Laat citaten, meerdere logo’s en grote afbeeldingen weg; die maken mails zwaar en komen bij de ontvanger vaak als bijlage aan. Zet in de handtekening nooit gegevens die een oplichter kan misbruiken om betalingen om te leiden, zoals een rekeningnummer met de tekst dat dit ‘het nieuwe nummer’ is. Gebruikt u een gedeelde mailbox, zoals info@ of facturen@, regel dan ook voor die mailbox een vaste afdelingshandtekening. En leg de gekozen opzet vast in uw IT-documentatie, zodat iemand anders hem later kan aanpassen.
Hoe Floor ICT dit regelt
Floor ICT bekijkt met u hoe de handtekeningen er nu uitzien en welk resultaat u wilt. We zetten de gebruikersgegevens in Entra ID recht en spreken af wie ze bijhoudt. Daarna kiezen we samen de aanpak: een e-mailstroomregel voor een eenvoudige tekst-handtekening, of een handtekeningtool als u een logo en een ontwerp per afdeling wilt. We richten het in, testen het in Outlook, Outlook op het web en op de telefoon, en ruimen de oude handtekeningen op zodat er geen dubbele onder de mails komen. Als onderdeel van onze beheerdienst passen we de handtekening aan bij een nieuw logo, adres of nieuwe medewerker.