Wat er gebeurt als een mailbox vol raakt
Microsoft waarschuwt ruim voordat een mailbox vol is. Wordt de grens toch bereikt, dan kan de medewerker eerst geen mail meer versturen en daarna ook geen mail meer ontvangen. Klanten en leveranciers krijgen dan een foutmelding terug. Dat merkt u meestal pas als iemand belt dat zijn offerte niet aankomt.
Volle mailboxen komen vooral voor bij medewerkers die alles bewaren, bij mailboxen met veel bijlagen zoals tekeningen of scans, en bij gedeelde mailboxen zoals info@ of facturen@ die al jaren in gebruik zijn.
Het online archief: extra ruimte die al in uw abonnement zit
Het online archief is een tweede postvak dat bij de mailbox van de medewerker hoort. In Outlook verschijnt het als een extra map, meestal ‘Online archief’ genoemd. De medewerker kan erin zoeken en mail openen zoals altijd. Het verschil: het archief telt niet mee voor de 50 GB van de gewone mailbox.
- Business Basic en Standard: een archief van 50 GB per gebruiker.
- Business Premium: een archief dat automatisch meegroeit tot 1,5 TB. Bekijk ook welk Microsoft 365-abonnement bij uw bedrijf past.
- Gedeelde mailboxen: zonder licentie hebben die 50 GB en geen archief. Voor een archief op een gedeelde mailbox is wel een licentie nodig.
Zo zet u het archief in
- Kijk eerst hoe vol de mailboxen zijn. In het beheercentrum ziet u per mailbox hoeveel ruimte er gebruikt wordt. Begin bij de mailboxen die boven de 40 GB zitten.
- Zet het archief aan per gebruiker. Dat kan in het Exchange-beheercentrum. Het archief is daarna direct beschikbaar in Outlook en Outlook op het web.
- Laat oude mail automatisch verplaatsen. Standaard verplaatst Exchange Online mail ouder dan twee jaar naar het archief zodra het archief aanstaat. U kunt die termijn aanpassen, bijvoorbeeld naar één jaar voor mailboxen die snel vollopen. Het verplaatsen gebeurt op de achtergrond en kan de eerste keer enkele dagen duren.
- Haal PST-bestanden terug in de cloud. Staan er bij medewerkers nog PST-bestanden op de laptop of een netwerkschijf, importeer die dan in het archief. Daarna kunnen ze weg.
- Leg uit wat er verandert. Vertel medewerkers dat oude mail niet weg is, maar in het archief staat, en dat ze daar gewoon in kunnen zoeken.
Waar u op moet letten
In de klassieke Outlook-app op de laptop wordt het archief niet offline opgeslagen. Zonder internetverbinding kan de medewerker er dus niet in. Voor de meeste mensen is dat geen probleem, omdat het om oude mail gaat.
Een archief is ook geen back-up. Mail in het archief staat in dezelfde Microsoft 365-omgeving en kan net zo goed per ongeluk of door een aanvaller worden verwijderd. Lees waarom de cloud geen back-up is. Wilt u mail juist een vaste periode bewaren, bijvoorbeeld voor de fiscale bewaarplicht, dan is bewaarbeleid het juiste hulpmiddel. Het archief geeft ruimte, bewaarbeleid bepaalt hoe lang iets blijft staan.
Hoe Floor ICT dit aanpakt
Floor ICT controleert bij elke klant hoe vol de mailboxen zijn en zet het online archief aan voor medewerkers en gedeelde mailboxen die het nodig hebben. We stellen een termijn in voor het automatisch verplaatsen van oude mail, halen losse PST-bestanden terug in de cloud en zorgen dat mailbox en archief ook in de back-up zitten. In ons beheer krijgen we een melding voordat een mailbox vol raakt, zodat uw klanten nooit een foutmelding terugkrijgen.