Zit Teams Phone in Microsoft 365 Business Premium?

Nee. Teams Phone is een aanvullende licentie bovenop Microsoft 365 Business Basic, Standard of Premium. Daarnaast heeft u een belplan van Microsoft of een aansluiting via een telecomprovider nodig om met het gewone telefoonnet te bellen.

Kan ik mijn huidige vaste telefoonnummers houden?

In de meeste gevallen wel. De nummers worden overgezet naar de nieuwe route op een afgesproken moment. Dat duurt meestal enkele weken, dus begin ruim voordat het huidige contract afloopt.

Heb ik nog vaste toestellen nodig?

Niet per se. Medewerkers kunnen bellen met een headset op de laptop of met de Teams-app op hun telefoon. Voor bijvoorbeeld de receptie of het magazijn kunt u een toestel gebruiken dat voor Teams is gecertificeerd.

Kan ik een keuzemenu en wachtrij instellen voor het algemene nummer?

Ja. Met een automatische telefoniste en wachtrijen stelt u een keuzemenu, openingstijden, een ansage buiten kantoortijd en de verdeling van gesprekken over collega’s in.

Wat is het verschil tussen Operator Connect en Direct Routing?

Bij Operator Connect levert een telecomprovider die rechtstreeks aan Microsoft is gekoppeld de nummers, en beheert u ze in het Teams-beheercentrum. Bij Direct Routing koppelt een provider of IT-partner Teams via een eigen schakelpunt aan het telefoonnet. Dat is flexibeler, maar technischer.

Telefooncentrale aan vervanging toe? Zo belt het MKB via Microsoft Teams met Teams Phone

Het contract van de telefooncentrale loopt af, de toestellen op de bureaus zijn tien jaar oud en de helft van het team werkt een deel van de week thuis. Ondertussen gebruikt iedereen Microsoft Teams al voor chat en vergaderingen. Dan ligt de vraag voor de hand: kunnen we ook gewoon via Teams bellen, met ons eigen vaste nummer? Dat kan, met Teams Phone. Maar het vraagt wel een paar bewuste keuzes vooraf.

Waarom bellen via Teams interessant is voor het MKB

Veel bedrijven betalen voor twee systemen naast elkaar: Microsoft 365 voor mail, bestanden en Teams, en een aparte telefooncentrale of VoIP-dienst met eigen toestellen, een eigen beheerportaal en een eigen contract. Wie thuiswerkt, belt dan via een losse app of laat het vaste nummer doorschakelen naar de mobiele telefoon. Met Teams Phone komt bellen in het programma dat medewerkers toch al de hele dag openhebben. Hetzelfde nummer werkt op kantoor, thuis en onderweg, en u beheert gebruikers op één plek: wie in dienst komt, krijgt met zijn Microsoft 365-account ook meteen een nummer.

Wat heeft u nodig?

Teams Phone is geen onderdeel van Microsoft 365 Business Basic, Standard of Premium; het is een aanvullende licentie per gebruiker die wil bellen. Zie ons artikel over het kiezen van een Microsoft 365-abonnement voor wat de basis wel bevat. Daarnaast moet Teams verbonden worden met het gewone telefoonnet. Daarvoor zijn drie routes:

Belplan van Microsoft: Microsoft levert de nummers en de belminuten. Dat is het eenvoudigst, maar de beschikbaarheid en prijzen verschillen per land en u bent voor nummers en tarieven aan Microsoft gebonden.
Operator Connect: een telecomprovider die rechtstreeks aan Microsoft is gekoppeld, levert de nummers en het bellen. U koppelt nummers vanuit het Teams-beheercentrum aan gebruikers en houdt een eigen contract met de provider.
Direct Routing: een provider of IT-partner verbindt Teams via een eigen schakelpunt (een Session Border Controller) met het telefoonnet. Dat is het meest flexibel, bijvoorbeeld als u een deel van een bestaande installatie wilt behouden, maar ook het meest technisch.

Welke route het beste past, hangt af van het aantal gebruikers, uw huidige provider, uw belgedrag en het contract dat nog loopt.

Het algemene nummer: keuzemenu en wachtrijen

Voor het hoofdnummer richt u een automatische telefoniste in: een keuzemenu als ‘toets 1 voor verkoop, toets 2 voor support’, met aparte openingstijden en een andere ansage buiten kantoortijd en op feestdagen. Achter elke keuze zet u een wachtrij met de collega’s die die gesprekken aannemen. U bepaalt of alle telefoons tegelijk overgaan of om de beurt, hoe lang een beller maximaal wacht en waar het gesprek heen gaat als niemand opneemt, bijvoorbeeld naar de voicemail of een mobiel nummer. Keuzemenu’s en wachtrijen werken met zogeheten resourceaccounts, waarvoor Microsoft een gratis licentie biedt.

Nummers overzetten en oude toestellen

Uw bestaande vaste nummers kunnen in de meeste gevallen worden overgezet naar de nieuwe route. Dat overzetten kost meestal enkele weken en gebeurt op een vooraf afgesproken moment, zodat u niet onbereikbaar bent. Zorg dat u uw huidige nummerreeksen, het contract en eventuele opzegtermijnen bij de hand hebt.

Bellen kan met een headset op de laptop en met de Teams-app op de telefoon. Wie liever een vast toestel heeft, bijvoorbeeld aan de receptie of in het magazijn, gebruikt een toestel dat voor Teams is gecertificeerd. Oude toestellen van de huidige centrale werken meestal niet zonder meer met Teams.

Waar u vooraf aan moet denken

Noodnummer 112: leg in Teams per vestiging een noodadres vast, zodat hulpdiensten weten waar een beller zich bevindt.
Internet: bellen via Teams vraagt een stabiele internetverbinding. Controleer de verbinding en het wifi-netwerk op kantoor voordat u overstapt.
Gesprekken opnemen: wilt of moet u telefoongesprekken opnemen, dan is dat een aparte afweging, ook vanwege privacy. Zie ook ons artikel over opnames van Teams-vergaderingen.
Uit dienst: neem het telefoonnummer op in de in- en uitdienstchecklist, zodat een nummer van een vertrokken collega wordt doorgeschakeld of opnieuw wordt uitgegeven in plaats van onbeantwoord te blijven.
Gedeelde telefoons: voor een toestel in een kantine of vergaderruimte bestaat een aparte, goedkopere licentie voor gedeelde apparaten.

Hoe Floor ICT dit regelt

Floor ICT brengt met u in kaart hoe er nu wordt gebeld: welke nummers, wie welke gesprekken aanneemt, wanneer het bedrijf bereikbaar is en wat het huidige contract kost en wanneer het afloopt. Op basis daarvan adviseren we de route die bij u past. We regelen de licenties, het overzetten van de nummers, de noodadressen, de keuzemenu’s en wachtrijen, en zo nodig headsets en toestellen. Na de overstap houden we het beheer bij: nieuwe collega’s, gewijzigde openingstijden en vertrekkers. Zo heeft u één systeem minder en één aanspreekpunt voor werkplek én telefonie.

Bekijk MSP-pakketten Intake aanvragen Microsoft 365