Weg is in Microsoft 365 niet meteen weg
Verwijdert een medewerker een mail, dan gaat die eerst naar de map Verwijderde items. Daar blijft hij staan totdat iemand de map leegmaakt of een beleid hem opruimt. Wordt de map geleegd, of verwijdert iemand een mail direct met Shift+Delete, dan verdwijnt het bericht uit beeld. Maar het gaat dan naar een verborgen map: de herstelbare items.
In die map blijft de mail in Exchange Online standaard 14 dagen staan. Een beheerder kan dat per mailbox verlengen tot maximaal 30 dagen. Pas daarna wordt de mail definitief verwijderd, tenzij er bewaarbeleid op de mailbox staat.
Zelf terughalen in Outlook
Een medewerker kan veel zelf oplossen, zonder op de IT-partner te wachten:
- Staat de mail nog in Verwijderde items? Open de map, zoek het bericht en verplaats het terug naar het Postvak IN of een andere map.
- Is de map al leeg? Ga naar de map Verwijderde items en kies Verwijderde items herstellen. In Outlook op het web en de nieuwe Outlook staat die optie bovenaan de map of in het menu als u met de rechtermuisknop op de map klikt. U ziet dan de mail die nog in de herstelbare items staat en kunt die terugzetten.
- Zoek gericht. Gebruik in dat overzicht de zoekfunctie op afzender of onderwerp. Dat scheelt veel scrollen.
Teruggezette mail komt weer in de mailbox te staan, meestal in de map Verwijderde items. Verplaats hem daarna naar een vaste map, zodat hij niet bij de volgende opruimactie weer verdwijnt.
Als een beheerder het moet doen
Soms kan de medewerker het niet zelf. Bijvoorbeeld omdat hij uit dienst is, omdat het om veel berichten gaat of omdat niemand meer weet wanneer de mail precies is verwijderd. Een beheerder kan verwijderde items van een mailbox terughalen in het Exchange-beheercentrum, bij de mailbox van de gebruiker, of met PowerShell. Daarbij kan hij filteren op periode, onderwerp of soort item, en de berichten in één keer terugzetten. Het wachtwoord van de medewerker is daarvoor niet nodig.
Gaat het om een medewerker die is vertrokken, dan is het verstandig om de mailbox om te zetten naar een gedeelde mailbox in plaats van het account te verwijderen. Een verwijderd account is na 30 dagen definitief weg, inclusief de mail. Neem dit op in uw checklist voor in- en uitdienst.
Verdwenen mail kan ook een teken van misbruik zijn
Verdwijnt er mail zonder dat iemand iets heeft verwijderd? Kijk dan verder. Aanvallers die een account hebben overgenomen, maken vaak regels die mail automatisch verwijderen of verplaatsen, zodat het slachtoffer niets merkt. Lees hoe u verdachte postvakregels herkent. Met het auditlogboek ziet u wie wanneer iets heeft verwijderd.
Langer terug kunnen? Regel het vooraf
Dertig dagen is voor de meeste vergissingen genoeg. Maar soms blijkt pas na maanden dat een mail nodig is, bijvoorbeeld bij een geschil met een klant of een vraag van de accountant. Dan helpt de standaardinstelling u niet meer. Twee dingen helpen wel:
- Bewaarbeleid. Met bewaarbeleid in Microsoft 365 legt u vast dat mail een bepaalde periode bewaard blijft, ook als een medewerker hem verwijdert.
- Een back-up. Microsoft 365 is geen back-up in de klassieke zin. Lees waarom de cloud geen back-up is. Een aparte back-up van mailboxen geeft u een kopie die los staat van uw eigen omgeving.
Hoe Floor ICT dit aanpakt
Floor ICT zet de bewaartermijn voor verwijderde items op alle mailboxen op de maximale 30 dagen, zodat u meer tijd heeft om een vergissing te herstellen. We spreken met u af hoe lang mail daarnaast bewaard moet blijven en regelen dat met bewaarbeleid of een back-up. Is er een mail kwijt, dan halen we hem voor u terug, zonder in te loggen als de medewerker. En verdwijnt mail zonder duidelijke reden, dan controleren we meteen de postvakregels en aanmeldingen. Zo is een verkeerde klik geen ramp meer.