Waarom geen wachtwoord delen
De snelste manier om een collega in een mailbox te laten werken lijkt het wachtwoord doorgeven. Dat is precies wat u niet wilt. De collega kan dan ook bij alle andere diensten van die gebruiker, zoals OneDrive en Teams, de meervoudige authenticatie moet gedeeld worden en achteraf is niet meer te zien wie wat heeft gedaan. Met mailboxrechten werkt iedereen met zijn eigen account en blijft vastgelegd wie toegang heeft. Rechten kunnen alleen binnen uw eigen organisatie worden ingesteld, niet voor gebruikers van een ander bedrijf.
De drie rechten op een rij
- Lezen en beheren (Volledige toegang). De collega kan de mailbox openen, mail lezen, verplaatsen en verwijderen. Dit recht geeft uitdrukkelijk niet het recht om mail te versturen vanuit die mailbox.
- Verzenden als. De collega kan mail versturen die eruitziet alsof de eigenaar van de mailbox hem zelf heeft gestuurd. De ontvanger ziet alleen de naam en het adres van de mailbox.
- Verzenden namens. De collega kan mail versturen namens de eigenaar. De ontvanger ziet dan bijvoorbeeld "Anne namens Peter". Zo is zichtbaar wie de mail werkelijk heeft geschreven.
De rechten zijn los van elkaar. Wie mail moet lezen én beantwoorden, heeft dus zowel Lezen en beheren nodig als Verzenden als of Verzenden namens.
Verzenden als of Verzenden namens: wat kiest u?
De keuze hangt af van wat de ontvanger moet zien. Kies Verzenden namens als het duidelijk moet zijn dat iemand anders schrijft, zoals een assistent die afspraken bevestigt voor een directeur. Dat is eerlijk naar de ontvanger en voorkomt verwarring als die persoon later zelf reageert. Kies Verzenden als als het niet uitmaakt wie de mail typt, bijvoorbeeld bij een algemene mailbox als info@ of facturen@. Voor zo'n algemeen adres is een gedeelde mailbox meestal de betere oplossing dan de mailbox van een persoon.
Gaat het alleen om agenda's, bijvoorbeeld een assistent die vergaderingen inplant? Dan is gedelegeerde toegang tot de agenda vaak genoeg.
Zo stelt u het in
In het Microsoft 365-beheercentrum gaat u naar Gebruikers > Actieve gebruikers en kiest u de gebruiker van wie de mailbox is. Op het tabblad E-mail vindt u Lezen en beheren, Verzenden als en Verzenden namens. Via Machtigingen toevoegen kiest u de collega die het recht krijgt. Houd rekening met twee dingen:
- Het werkt niet meteen. Het kan tot 60 minuten duren voordat een nieuw recht overal actief is. Laat de collega dus niet direct concluderen dat het niet werkt.
- Verborgen mailboxen. Is de mailbox verborgen in het adresboek, dan werken Verzenden als en Verzenden namens niet in de Outlook-bureaubladapp. Die rechten vereisen dat de mailbox zichtbaar is in de algemene adreslijst.
Rechten horen ook weer te verdwijnen
Tijdelijke toegang wordt in de praktijk vaak permanent. De vervanger van de zomer kan in december nog steeds de mailbox van de directeur lezen. Zet daarom bij elke toekenning een einddatum in uw agenda of ticket, en controleer bij in- en uitdienst wie welke rechten heeft. Mailboxrechten zijn ook een plek waar aanvallers zich na een overgenomen account kunnen nestelen. Het auditlogboek laat zien wanneer rechten zijn toegekend en door wie.
Hoe Floor ICT dit aanpakt
Floor ICT stelt mailboxrechten in op basis van een concrete vraag: wie moet lezen, wie moet verzenden en wat moet de ontvanger zien. We kiezen waar mogelijk voor Verzenden namens of een gedeelde mailbox in plaats van toegang tot een persoonlijke mailbox, leggen per mailbox vast wie welk recht heeft en waarom, en halen tijdelijke rechten weer weg op de afgesproken datum. Bij een vertrek of afwezigheid regelen we de overdracht zonder dat er ooit een wachtwoord gedeeld hoeft te worden.