Gaat er mail verloren tijdens de verhuizing naar Microsoft 365?

Niet als de volgorde klopt: eerst de bestaande mail kopiëren, dan de MX-record omzetten en daarna een laatste synchronisatie doen. Mail die tijdens het omzetten nog bij de oude provider binnenkomt, wordt zo ook overgezet.

Gaan agenda’s en contacten automatisch mee?

Bij een IMAP-migratie niet; die verhuist alleen mail. Agenda’s en contacten zet u apart over, bijvoorbeeld via een export uit Outlook of met een migratietool die dat ondersteunt.

Hoe lang duurt het voordat nieuwe mail bij Microsoft 365 binnenkomt?

Dat hangt af van de TTL van de MX-record. Door die een paar dagen vooraf te verlagen, is de wijziging meestal binnen enkele uren overal bekend.

Wat doe ik met info@ en andere algemene adressen?

Die worden in Microsoft 365 meestal een gedeelde mailbox. Daarvoor is geen betaalde licentie nodig en meerdere collega’s kunnen er tegelijk in werken.

Wanneer kan ik het oude mailpakket opzeggen?

Pas als u na enkele weken hebt gecontroleerd dat alle mail in Microsoft 365 staat en er niets meer bij de oude provider binnenkomt. Zeg daarbij niet per ongeluk de website of domeinnaam op.

Zakelijke mail verhuizen van de hostingprovider naar Microsoft 365: zo doet het MKB dat zonder mailverlies

De mail van het bedrijf draait al jaren bij dezelfde webhoster, ooit meegekocht met de website. Medewerkers halen hun mail op met POP of IMAP, iedereen heeft een eigen agenda op de telefoon en de mailbox loopt regelmatig vol. Wie overstapt naar Microsoft 365, wil vooral één ding: dat er tijdens de verhuizing geen mail verloren gaat en dat klanten niets merken. Met een goede voorbereiding lukt dat.

Waarom mail bij de webhoster een risico wordt

Een mailpakket bij een webhoster werkt prima zolang er weinig verandert. Maar er is vaak geen tweestapsverificatie, geen centrale spam- en phishingfilter van formaat, geen back-up die u zelf kunt terugzetten en geen gedeelde agenda of gedeelde mailbox. Wie POP gebruikt, heeft de mail bovendien alleen op één computer staan; gaat die kapot, dan is de mail weg. In Microsoft 365 staan mail, agenda en contacten centraal in Exchange Online, werkt alles op laptop en telefoon tegelijk en beheert u accounts en beveiliging op één plek.

Voorbereiding: inventariseren voordat er iets verhuist

Welke adressen bestaan er? Maak een lijst van alle mailboxen, aliassen, doorstuuradressen en algemene adressen zoals info@ en facturen@. Algemene adressen worden in Microsoft 365 vaak een gedeelde mailbox in plaats van een betaald account.
Hoeveel mail is er? Grote mailboxen kosten meer tijd. Bij POP-gebruik staat mail soms alleen lokaal in Outlook en moet die vanaf de computer worden ingelezen.
Wie beheert de DNS? Voor de overstap moet u records van uw domein kunnen aanpassen. Zie ons artikel over wie de sleutels van uw domeinnaam heeft.
Wat verstuurt er nog meer mail? Denk aan het contactformulier van de website, de boekhouding, een webshop of de scanner. Die moeten na de verhuizing via de nieuwe route versturen.

De verhuizing in stappen

1. Domein en accounts klaarzetten: u voegt het domein toe aan Microsoft 365, bevestigt het eigendom met een DNS-record en maakt de gebruikers en gedeelde mailboxen aan. De mail loopt dan nog gewoon via de oude provider.
2. TTL verlagen: een paar dagen vooraf zet u de bewaartijd (TTL) van de MX-record laag, zodat de wijziging straks snel overal bekend is.
3. Bestaande mail kopiëren: met een IMAP-migratie in het Exchange-beheercentrum of een migratietool wordt de mail per mailbox overgezet, inclusief mappen. Dat kan op de achtergrond, terwijl iedereen doorwerkt.
4. MX-record omzetten: op een rustig moment, bijvoorbeeld vrijdagavond, laat u de MX-record naar Microsoft 365 wijzen. Nieuwe mail komt vanaf dan in Exchange Online binnen.
5. Laatste synchronisatie: een laatste ronde haalt mail op die tijdens het omzetten nog bij de oude provider binnenkwam.
6. Apparaten koppelen: medewerkers melden zich in Outlook en op de telefoon aan met hun Microsoft 365-account. Oude POP- of IMAP-profielen worden verwijderd, zodat er niet per ongeluk nog naar de oude server wordt gekeken.

Agenda’s, contacten en handtekeningen

Een IMAP-migratie verhuist alleen mail. Agenda-afspraken en contacten die bij de oude provider of lokaal op de computer staan, zet u apart over, bijvoorbeeld door ze uit Outlook te exporteren en in de nieuwe mailbox in te lezen, of met een migratietool die dat wel ondersteunt. Spreek af wie daarvoor zorgt, want vergeten agenda-afspraken merkt u pas als iemand niet op een afspraak verschijnt. Het is ook een goed moment om de e-mailhandtekening centraal te regelen.

Na de overstap: beveiliging en opruimen

SPF, DKIM en DMARC: pas de SPF-record aan voor Microsoft 365, zet DKIM aan en stel DMARC in, zodat uw mail niet in de spam belandt en niemand uit uw naam kan mailen. Zie ons artikel over SPF, DKIM en DMARC.
Tweestapsverificatie: zet MFA aan voor alle accounts, liefst direct bij de eerste aanmelding.
Het oude pakket: zeg het oude mailpakket pas op als u na een paar weken zeker weet dat alles in Microsoft 365 staat en er niets meer binnenkomt bij de oude provider. Let op dat u daarbij niet per ongeluk de website of de domeinnaam opzegt.

Hoe Floor ICT dit regelt

Floor ICT inventariseert met u alle adressen, mailboxen en systemen die mail versturen en maakt een draaiboek met een vast moment voor het omzetten. We zetten Microsoft 365 klaar, verhuizen de mail op de achtergrond, zetten de MX-record buiten kantoortijd om en doen de laatste synchronisatie. Op de eerste werkdag helpen we medewerkers met Outlook en de telefoon, en daarna regelen we SPF, DKIM, DMARC en MFA. Pas als alles aantoonbaar is overgekomen, adviseren we het oude pakket op te zeggen. Zo merken klanten niets van de overstap en raakt er geen mail kwijt.

Bekijk MSP-pakketten Intake aanvragen Microsoft 365