Wat Microsoft Bookings is
Bookings maakt een webpagina waarop klanten een dienst kiezen, bijvoorbeeld ‘kennismakingsgesprek 30 minuten’ of ‘onderhoudsbezoek’, en daarna een vrij tijdstip. Bookings kijkt daarvoor in de Outlook-agenda’s van de medewerkers die u aan de pagina koppelt. Staat er al iets in iemands agenda, dan wordt dat moment niet aangeboden. De klant krijgt een bevestiging per e-mail, de afspraak komt in de agenda van de medewerker, en verzetten of annuleren kan via een link in die bevestiging.
Er zijn twee varianten. Een gedeelde boekingspagina is bedoeld voor een team of afdeling, met meerdere diensten en medewerkers. Een persoonlijke boekingspagina in Outlook (Bookings with me) is voor één persoon die anderen zelf een moment laat kiezen. Voor het MKB is de gedeelde pagina meestal het startpunt.
Wanneer het wel en niet handig is
- Wel handig: terugkerende afspraken met een vaste duur, zoals intakes, adviesgesprekken, demo’s, servicebezoeken of spreekuren.
- Minder handig: afspraken waarvoor eerst maatwerk of overleg nodig is, of planningen die afhangen van materiaal, reistijd tussen klanten of een apart planningspakket.
- Let op bestaande systemen: werkt u al met een branchepakket dat afspraken plant, zoals bij een praktijk of salon, dan kunt u beter niet twee systemen naast elkaar laten boeken.
Zo richt u de boekingspagina goed in
- Diensten met vaste duur en buffer: geef elke dienst een duur en eventueel buffertijd ervoor of erna, bijvoorbeeld voor reistijd of verslaglegging. Stel ook in hoe ver vooruit en hoe kort van tevoren iemand mag boeken.
- Agenda’s op orde: Bookings is zo betrouwbaar als de agenda’s. Spreek af dat medewerkers vrije dagen, buitendienst en interne overleggen echt in Outlook zetten. Lees ook ons artikel over agenda’s delen en gedelegeerde toegang.
- Alleen de juiste medewerkers: voeg alleen mensen toe die ook echt geboekt mogen worden, en geef alleen de beheerders van de pagina de rol ‘Beheerder’. De rest krijgt ‘Viewer’ of wordt alleen als uitvoerende medewerker gekoppeld.
- Online of op locatie: bij online afspraken kan Bookings automatisch een Teams-vergaderlink toevoegen. Bepaal vooraf hoe u externen in die vergadering binnenlaat; zie ons artikel over Teams-vergaderingen met externen.
- Bevestigingen en herinneringen: pas de teksten van de bevestigings- en herinneringsmails aan in uw eigen toon, met adres, parkeerinformatie of wat de klant moet voorbereiden.
- Op uw website: u kunt de boekingspagina linken of inbedden op uw website, zodat klanten niet eerst hoeven te mailen.
Privacy en beheer: wat u centraal vastlegt
- Wie mag boekingspagina’s maken: zonder afspraken maakt iedere medewerker met een licentie zijn eigen pagina’s, met wildgroei als gevolg. Als beheerder kunt u Bookings voor de organisatie aan- of uitzetten en het aanmaken van boekingspagina’s beperken tot bepaalde mensen.
- Toestemming van medewerkers: met de instelling voor staff approvals moet een medewerker eerst akkoord geven voordat zijn beschikbaarheid via een boekingspagina wordt gedeeld.
- Weinig klantgegevens vragen: vraag alleen wat nodig is voor de afspraak. Gebruik de vrije vragen niet voor gevoelige gegevens zoals medische informatie of een BSN. In de organisatie-instellingen kunt u ook het verzamelen van bepaalde klantgegevens beperken.
- Zichtbaarheid: bepaal of de pagina openbaar moet zijn of alleen voor collega’s, of contactgegevens van medewerkers in mails aan klanten mogen staan en of zoekmachines de pagina mogen tonen.
- Vaste naamgeving en eigenaar: een boekingspagina heeft een eigen e-mailadres. Gebruik een herkenbare naam en spreek af wie de pagina beheert, net als bij gedeelde mailboxen.
- Bij uitdiensttreding: haal vertrekkende medewerkers van de boekingspagina’s, zodat er geen afspraken meer op hun naam binnenkomen. Neem dit op in uw in- en uitdienstchecklist.
Hoe Floor ICT dit regelt
Floor ICT bekijkt met u welke afspraken klanten zelf kunnen plannen en welke niet. We leggen centraal vast wie boekingspagina’s mag maken, zetten de privacy-instellingen goed en richten de pagina in met diensten, buffertijden, Teams-links en uw eigen bevestigingsteksten. Daarna koppelen we de pagina aan uw website en lopen we met de betrokken medewerkers na of hun agenda’s kloppen. Zo plannen klanten zelf een afspraak en hoeft niemand meer heen en weer te mailen over een geschikt moment.