Hoeveel SharePoint-opslag heeft uw organisatie?
Bij Microsoft 365 Business Basic, Standard en Premium en bij de Enterprise-abonnementen is de opslag van de organisatie 1 TB plus 10 GB per gekochte licentie. Met 20 licenties heeft u dus ongeveer 1,2 TB. Die ruimte staat in één centrale pool, waaruit alle SharePoint-sites putten, ook de sites achter Microsoft Teams. De persoonlijke OneDrive van medewerkers heeft een eigen opslag en telt niet mee voor deze pool.
Hoeveel u gebruikt, ziet u in het SharePoint-beheercentrum. Op de pagina Actieve sites kunt u sorteren op gebruikte opslag. Houd er rekening mee dat wijzigingen van de afgelopen 24 tot 48 uur nog niet in die cijfers staan.
Waar blijft de ruimte meestal?
- Versiegeschiedenis. SharePoint bewaart bij elke wijziging een nieuwe versie van een bestand. Bij een Excel-bestand of presentatie die dagelijks door meerdere mensen wordt bewerkt, lopen honderden versies snel op. Elke versie telt mee voor de opslag.
- Prullenbakken. Verwijderde bestanden gaan eerst naar de prullenbak van de site en blijven daar maximaal 93 dagen. Zolang ze daar staan, tellen ze mee. Na een grote opruimactie daalt de opslag dus niet direct.
- Bewaarbeleid. Heeft u een bewaarbeleid ingesteld, dan bewaart SharePoint kopieën van gewijzigde en verwijderde bestanden in een aparte bibliotheek voor bewaring. Die kopieën tellen ook mee voor de opslag van de site.
- Grote bestanden die er niet thuishoren. Videobestanden, exports van oude systemen, kopieën van back-ups of complete fotomappen van een evenement. Vaak overgezet bij een migratie van de fileserver en daarna vergeten.
- Vergeten sites en teams. Projecten die klaar zijn, maar waarvan de site nog volledig blijft staan. Een duidelijk beleid tegen wildgroei in Teams helpt hier.
Stap voor stap ruimte vrijmaken
- Zoek de grootste sites. Sorteer in het SharePoint-beheercentrum op opslag en begin bij de bovenste drie of vier sites.
- Kijk per site wat er staat. Via de site-instellingen opent u de opslagstatistieken. Die laten per bibliotheek en map zien hoeveel ruimte er wordt gebruikt, inclusief versies.
- Stel versielimieten in. In het SharePoint-beheercentrum stelt u bij Instellingen > Limieten voor versiegeschiedenis een standaard in voor de organisatie. Microsoft raadt de automatische instelling aan: die bewaart recente versies en dunt oudere versies vanzelf uit. U kunt ook zelf een maximum aantal versies of een bewaartermijn kiezen. Let op: deze organisatie-instelling geldt voor nieuwe bibliotheken. Voor bestaande sites past u de limiet per site of bibliotheek toe.
- Dun bestaande versies uit. Voor bestaande sites kan een beheerder eerst een rapport maken van de opslag die versies gebruiken, en daarna een opdracht inplannen die oude versies opruimt. Versies die zo worden opgeruimd, gaan niet naar de prullenbak en zijn dus definitief weg. Controleer daarom vooraf of dat past bij uw afspraken over bewaren en herstellen.
- Ruim bewust op. Verplaats of verwijder grote bestanden die niet in SharePoint thuishoren, en archiveer afgeronde projectsites. Overleg vooraf met de eigenaren, zodat niemand een bestand mist dat later nog nodig is.
Pas daarna: extra opslag kopen
Is de opslag na het opruimen nog steeds krap, dan kunt u extra opslag bijkopen als aanvulling op uw abonnement. Dat is een terugkerende kostenpost per GB. Weet u waar de ruimte heen gaat en heeft u versielimieten ingesteld, dan koopt u alleen wat u echt nodig heeft. Zet daarnaast een melding aan, zodat u op tijd ziet dat de opslag weer oploopt.
Hoe Floor ICT dit aanpakt
Floor ICT brengt in kaart welke sites en bibliotheken de meeste ruimte gebruiken en waarom. We stellen passende limieten voor versiegeschiedenis in, dunnen oude versies veilig uit met oog voor uw bewaarbeleid en herstelmogelijkheden, en spreken met de eigenaren af wat er weg kan. Pas als dat niet genoeg is, adviseren we over extra opslag. Zo houdt u ruimte voor nieuwe bestanden zonder onnodige kosten.