Eerst: waar stond het bestand?
Bestanden in Microsoft 365 staan op een van twee plekken. Persoonlijke werkbestanden staan in OneDrive. Gedeelde bestanden staan in SharePoint, ook als u ze via Teams opent: elk team heeft een SharePoint-site, en het tabblad Bestanden in een kanaal is een map in die site. Wie een bestand terug wil, moet dus eerst weten of het in iemands OneDrive stond of op een teamsite. Dat bepaalt in welke prullenbak u kijkt en wie het kan terugzetten.
Let op bij gesynchroniseerde mappen. Wie in Verkenner een gesynchroniseerde map leegmaakt, verwijdert de bestanden ook in OneDrive of SharePoint, en daarmee voor iedereen die die map gebruikt. De OneDrive-app waarschuwt bij grote verwijderingen, maar die melding wordt vaak weggeklikt.
De prullenbak: 93 dagen in twee stappen
Een verwijderd bestand gaat eerst naar de prullenbak van de OneDrive of de site. De gebruiker kan het daar zelf terugzetten, en het komt terug op de oorspronkelijke plek. Wordt de prullenbak geleegd, of verwijdert iemand het bestand daar opnieuw, dan gaat het naar de tweede prullenbak. Die is alleen zichtbaar voor de eigenaar van de OneDrive of een beheerder van de site. Samen bewaren de twee prullenbakken een bestand 93 dagen, gerekend vanaf het moment van verwijderen. Daarna is het definitief weg uit Microsoft 365.
Een praktische tip: zoek in de prullenbak op de naam of sorteer op verwijderd door. Bij een grote opruimactie ziet u dan direct welke collega de bestanden heeft verwijderd en wanneer.
Overschreven of beschadigd: versiegeschiedenis
Een bestand dat is overschreven, staat niet in de prullenbak. Daarvoor is er versiegeschiedenis. OneDrive en SharePoint bewaren bij elke wijziging een eerdere versie. Klik op het bestand met de rechtermuisknop, kies Versiegeschiedenis en zet de juiste versie terug, of open eerst een oude versie om te controleren of het de goede is. Dit werkt ook als iemand per ongeluk een heel ander bestand met dezelfde naam heeft geüpload.
Hoeveel versies er bewaard blijven, stelt een beheerder per bibliotheek of voor de hele organisatie in. Haal de versies niet te ver omlaag om opslag te besparen, want dan verdwijnt juist het vangnet voor overschreven bestanden. Met Office-bestanden die meerdere mensen tegelijk bewerken, zijn er al snel veel versies per dag.
Veel bestanden tegelijk weg: OneDrive of bibliotheek herstellen
Zijn er honderden bestanden verwijderd, verplaatst of door ransomware versleuteld, dan is bestand voor bestand terugzetten onbegonnen werk. Met OneDrive herstellen zet een gebruiker zijn hele OneDrive terug naar een moment in de afgelopen 30 dagen. OneDrive toont een overzicht van alle activiteit per dag, zodat u het moment net voor het probleem kunt kiezen. Voor een SharePoint-bibliotheek, en dus ook voor de bestanden van een team, is er Deze bibliotheek herstellen in de instellingen van de bibliotheek. Een sitebeheerder kan dat uitvoeren.
Houd er rekening mee dat herstellen alles na dat moment terugdraait. Wijzigingen die collega’s daarna nog bewust hebben gedaan, zijn dan ook weg. Spreek dus eerst af welk moment u kiest, en laat mensen hun recente werk apart opslaan als dat nodig is. Gaat het om versleutelde bestanden, behandel het dan eerst als beveiligingsincident: zoek de oorzaak en zorg dat het account of apparaat veilig is, voordat u herstelt. Zie ook ons artikel over een gehackt Microsoft 365-account.
Als een medewerker vertrekt
Wordt een account verwijderd, dan blijft de OneDrive van die medewerker standaard 30 dagen bewaard. Daarna is ook die weg, inclusief bestanden die nergens anders staan. Zorg daarom dat de manager of een collega vóór het verwijderen toegang krijgt tot de OneDrive en belangrijke bestanden naar een teamsite verplaatst. Een beheerder kan de bewaartermijn voor OneDrives van vertrokken medewerkers verlengen. Neem dit op in uw in- en uitdienstchecklist.
Wanneer u een echte back-up nodig hebt
De prullenbak, versiegeschiedenis en herstelfuncties zijn handig, maar het zijn geen back-up. Ze stoppen na 93 of 30 dagen, ze staan in dezelfde omgeving als de originele bestanden, en een beheerder of aanvaller met de juiste rechten kan ze leegmaken. Merkt u pas na drie maanden dat een map ontbreekt, of moet u een bestand van vorig jaar terughalen, dan helpt alleen een aparte back-up. Lees daarover meer in waarom de cloud geen back-up is en de 3-2-1-regel. Moet u gegevens om wettelijke redenen een vaste periode bewaren, dan regelt u dat met bewaarbeleid, niet met de prullenbak.
Staan bureaubladbestanden van medewerkers nog alleen op hun laptop, dan valt dit allemaal niet onder Microsoft 365. Met mappen omleiden naar OneDrive komen ze wel onder de prullenbak, de versiegeschiedenis en de back-up.
Hoe Floor ICT dit regelt
Floor ICT legt met u vast wie wat mag herstellen: medewerkers hun eigen bestanden, sitebeheerders de teamsites, en wij de grotere herstelacties. We controleren de instellingen voor versies en de bewaartermijn van OneDrives van vertrokken medewerkers, en geven medewerkers een korte instructie om zelf een bestand terug te halen. Daarnaast richten we een aparte back-up van Microsoft 365 in die verder teruggaat dan 93 dagen, en testen we regelmatig of herstellen echt werkt. Zo is een verwijderde map een klein ongemak en geen verloren werkweek.