Waarom bestanden op het bureaublad een risico zijn
Bedrijven zetten gedeelde bestanden steeds vaker in SharePoint of Teams, bijvoorbeeld na een migratie van de oude fileserver. Maar persoonlijke werkbestanden blijven vaak op de laptop zelf staan, op het bureaublad of in Documenten. Daar maakt niemand een kopie van. Bij een gestolen of kwijtgeraakte laptop bent u dan niet alleen het apparaat kwijt, maar ook het werk van maanden. En bij het vervangen van een laptop is het overzetten van die bestanden vaak het meeste handwerk.
Wat OneDrive-mapback-up doet
Met OneDrive-mapback-up worden de vaste Windows-mappen omgeleid naar OneDrive. Voor de medewerker verandert er weinig: het bureaublad ziet er hetzelfde uit en bestanden openen en opslaan werkt zoals altijd. Het verschil is dat alles wat in die mappen staat ook in de OneDrive van de medewerker in Microsoft 365 staat. Op een nieuwe of herstelde laptop staan de bestanden na het inloggen gewoon weer op hun plek. Dat sluit mooi aan op Windows Autopilot: de laptop richt zichzelf in en de bestanden komen vanzelf terug.
Zo zet u het centraal aan
U kunt medewerkers vragen het zelf aan te zetten, maar in de praktijk doet dan de helft het niet. Beter is het centraal te regelen via Intune, met een paar instellingen voor de OneDrive-app:
- Medewerkers automatisch aanmelden bij OneDrive met hun Windows-account, zodat niemand zelf hoeft in te loggen.
- De Windows-mappen stil naar OneDrive verplaatsen, voor Bureaublad, Documenten en Afbeeldingen. Medewerkers krijgen hooguit een melding dat het is gebeurd.
- Voorkomen dat medewerkers de mappen terugzetten naar alleen de laptop.
- Bestanden op aanvraag aan laten staan, zodat bestanden pas worden gedownload als iemand ze opent en de schijf niet volloopt.
Combineer dit met BitLocker en nalevingsbeleid, zodat de bestanden op de laptop zelf ook beschermd zijn.
Waar het in de praktijk misgaat
Meestal loopt het soepel, maar een paar dingen verdienen aandacht voordat u het aanzet:
- Outlook-gegevensbestanden (.pst) horen niet in OneDrive. Ze zijn groot, staan vaak open en synchroniseren slecht. Zet ze ergens anders neer of ruim ze op.
- Heel lange bestandspaden en mappen met tienduizenden bestanden kunnen de synchronisatie vertragen of blokkeren. Controleer vooraf wie zulke mappen op het bureaublad heeft.
- Opslagruimte is zelden het probleem, want de zakelijke Microsoft 365-abonnementen hebben standaard ruim opslag per gebruiker. Wel kan een medewerker met veel video of oude back-ups op de laptop de eerste synchronisatie lang laten duren.
- Bestanden van het bedrijf horen in SharePoint of Teams, niet in iemands persoonlijke OneDrive. Mapback-up is voor persoonlijke werkbestanden, niet voor de afdelingsmap.
Synchroniseren is nog geen back-up
OneDrive bewaart oudere versies van bestanden en heeft een prullenbak, en u kunt een hele OneDrive terugzetten naar een moment in de afgelopen dertig dagen. Dat helpt veel bij een per ongeluk verwijderd bestand of zelfs bij ransomware. Maar wat een medewerker of aanvaller in OneDrive verwijdert, verdwijnt na verloop van tijd ook echt. Lees daarom ook waarom de cloud geen back-up is en zorg voor een aparte back-up van Microsoft 365, volgens de 3-2-1-regel.
Hoe Floor ICT dit aanpakt
Floor ICT zet OneDrive-mapback-up standaard aan op elke beheerde laptop, via Intune, samen met automatisch aanmelden en Bestanden op aanvraag. Vooraf controleren we per medewerker wat er op het bureaublad en in Documenten staat, zodat .pst-bestanden en probleemmappen niet voor verrassingen zorgen. Daarna houden we in de gaten of de synchronisatie op alle apparaten werkt, en maken we een aparte back-up van OneDrive, SharePoint en de mailboxen. Zo is een kapotte of gestolen laptop vervelend, maar geen verlies van werk.