Waarom wildgroei in Teams een probleem wordt
Een team in Microsoft Teams is meer dan een chatkanaal. Bij het aanmaken maakt Microsoft 365 ook een groep aan, met een SharePoint-site voor de bestanden, een groepsmailbox, een gedeelde agenda en een OneNote-notitieblok. Elk nieuw team is dus ook een nieuwe plek waar bedrijfsinformatie staat.
Zolang er vijf teams zijn, is dat overzichtelijk. Bij vijftig teams wordt het lastig. Medewerkers weten niet meer in welk team een document staat, er ontstaan dubbele teams met bijna dezelfde naam en teams blijven bestaan nadat het project allang klaar is. Vertrekt de enige eigenaar, dan kan niemand meer leden toevoegen of verwijderen. En wie nog toegang heeft tot een oud team, ziet ook de bestanden die daar staan, wat bijvoorbeeld bij het invoeren van Copilot extra belangrijk wordt.
Wie mag een team aanmaken?
Standaard mag iedereen in de organisatie teams en Microsoft 365-groepen aanmaken. Voor veel MKB-bedrijven is dat te ruim, maar alles dichtzetten is ook geen goed idee: dan gaan medewerkers bestanden via mail of privédiensten delen. Er zijn twee gangbare keuzes:
- Iedereen mag aanmaken, met afspraken. Geschikt voor kleine organisaties. U spreekt een naamgeving af en ruimt periodiek op.
- Alleen een vaste groep mag aanmaken. Bijvoorbeeld leidinggevenden of een paar sleutelgebruikers. Andere medewerkers vragen een team aan bij hen. Deze beperking stelt u in via PowerShell, met een beveiligingsgroep van mensen die wel teams mogen aanmaken. Microsoft vraagt hiervoor een Entra ID P1-licentie, die onder meer in Microsoft 365 Business Premium zit.
Zo brengt u Teams op orde
- Maak een overzicht van alle teams. In het Teams-beheercentrum ziet u alle teams met het aantal leden, eigenaren en gasten. De gebruiksrapporten laten zien welke teams nog actief zijn.
- Zorg voor minimaal twee eigenaren per team. Dan blijft er iemand verantwoordelijk als een eigenaar vertrekt of ziek is. Neem dit ook op in uw checklist voor in- en uitdienst.
- Spreek een naamgeving af. Bijvoorbeeld ‘PRJ - Klantnaam’ voor projecten en ‘AFD - Financiën’ voor afdelingen. Dan ziet iedereen direct waar een team voor is en ontstaan er minder dubbele teams.
- Kies wie teams mag aanmaken. Iedereen met afspraken, of alleen een vaste groep. Leg de keuze vast en vertel medewerkers bij wie ze terechtkunnen.
- Ruim oude teams op. Een team dat klaar is maar waarvan de inhoud bewaard moet blijven, archiveert u: het blijft dan zichtbaar en doorzoekbaar, maar niemand kan er nog iets in wijzigen. Teams die echt weg kunnen, verwijdert u. Een verwijderd team is nog 30 dagen terug te zetten.
- Zet een verloopbeleid aan. Met een verloopbeleid voor Microsoft 365-groepen krijgen eigenaren voor het einde van de termijn een e-mail met de vraag of het team nog nodig is. Teams die actief gebruikt worden, verlengt Microsoft automatisch.
Waar u op moet letten
Archiveren en verwijderen zijn niet hetzelfde als bewaren. Moet informatie een vaste periode bewaard blijven, bijvoorbeeld voor de fiscale bewaarplicht, regel dat dan met bewaarbeleid voordat u teams gaat opruimen. En zorg dat de bestanden in de back-up zitten: een verwijderd team is na 30 dagen definitief weg.
Kijk bij het opruimen ook naar gasten. Teams waarin klanten of leveranciers als gast zitten, blijven vaak bestaan nadat de samenwerking is gestopt. Lees wat u vastlegt over gastaccounts. Beperk het aanmaken van teams ook niet zo streng dat medewerkers gaan uitwijken naar WhatsApp-groepen of privé-opslag: dan bent u het overzicht pas echt kwijt.
Hoe Floor ICT dit aanpakt
Floor ICT maakt bij elke klant eerst een overzicht van alle teams, eigenaren en gasten, en bespreekt welke teams weg kunnen of gearchiveerd moeten worden. We stellen samen vast wie teams mag aanmaken, richten een naamgeving in en zorgen dat elk team minimaal twee eigenaren heeft. Waar de licentie het toelaat, zetten we een verloopbeleid aan, zodat oude teams niet meer blijven hangen. In ons beheer controleren we periodiek op teams zonder eigenaar en op oude gasttoegang.